فرایند کنترل استراتژیک

 آیا در ابتدای راه سرمایه گذاری هستید؟

 

 استراتژیک

در مورد سرمایه گذاری و شروع به کار دانش کسب کنید.

کنترل استراتژیک

" کنترل استراتژیک فرآیندی است که مدیران ازطریق آن فعالیت های در حال انجام سازمان و اعضای آن را ارزیابی می کنند که بفهمند آیا فعالیت ها به طور موثر انجام می شود یا خیر، و در صورت موثرانجام نشدن اقدامات اصلاحی را برای بهبود عملکرد انجام دهند" -Sam Walton

مدیران زمانی که با بخشی از سازمان که روی آن تأثیر می گذارند کار میکنند کنترل استراتژیک را به کار می برند تا اطمینان حاصل کنند که افراد در مسیر اهداف استراتژیک که برای آنها تعیین شده است، کار میکنند. برای انجام این کار به طور مؤثر، مدیران نیاز به آزادی در تصمیم گیری دارند:چه در تصمیم گیری درباره این که چه چیزی باید به دست بیاورند یا این که بهترین روش برای دستیابی به اهداف استراتژیک قرار چیست. آزادی تصمیم گیری یکی از ویژگی های است که کنترل استراتژیک را از دیگر اشکال کنترل اجرا شده توسط مدیران (از جمله کنترل عملیاتی - مدیریت فرآیندهای عملیاتی) تمایز می دهد.

کنترل های استراتژیک، فرضیه های در حال تغییر که یک استراتژی را تعیین می کنند، در نظر می گیرند، به طور مستمر استراتژی را در حین اجرا ارزیابی می کنند و گام های لازم را برای هماهنگ کردن استراتژی با نیاز های جدید برمی دارند. به این ترتیب کنترل استراتژیک سیستم هشدار اولیه است وبا کنترل های پس از عمل که تنها پس از تکمیل اجرا ارزیابی می شوند، تفاوت دارد.

انواع مهم کنترل های استراتژیک مورد استفاده در سازمان ها عبارتند از:

1. کنترل فرضیه: کنترل فرضیه برای شناسایی فرضیه های کلیدی ضروری است و هر تغییری را در آنها دنبال می کند تا تاثیر آن بر استراتژی و اجرای آن را ارزیابی کند. کنترل فرضیه به منظور ارزیابی مستمر فرضیه ها برای تعیین اینکه آیا هنوز معتبر هستند یا خیر انجام می شود. این کار استراتژیست ها را قادر می سازد تا در زمان مناسب اقدامات اصلاحی را انجام دهند به جای این که استراتژی را دنبال کنند که بر اساس فرض های اشتباه باشد. مسئولیت کنترل فرض می تواند به کارکنان برنامه ریزی شرکت ها اختصاص یابد که می توانند موقعیت های کلیدی را شناسایی کرده و به طور منظم اعتبار آن ها را بررسی کنند.

2. کنترل اجرا: کنترل اجرا ممکن است از طریق شناسایی و نظارت بر فشارهای استراتژیک، نظیر ارزیابی موفقیت بازاریابی یک محصول جدید پس از پیش آزمون و یا بررسی امکان ایجاد تنوع در برنامه بعد از تلاش های اولیه در یافتن همکار تکنولوژیک انجام شود.

3. نظارت استراتژیک: نظارت استراتژیک می تواند از طریق نظارت گسترده بر پایه و اساس منابع اطلاعاتی انتخاب شده، برای شناسایی رویدادهایی که احتمالا بر روی استراتژی یک سازمان تأثیر می گذارد، انجام شود.

4. کنترل هشدار ویژه: کنترل هشدار ویژه براساس مکانیسم ماشه ای برای یافتن سریع پاسخ و بازبینی فوری استراتژی در حوادث ناگهانی و غیر منتظره به نام بحران عمل میکند. بحران ها موقعیت های حیاتی هستند که به طور غیرمنتظره رخ می دهند و روند طبیعی استراتژی را تهدید می کند. سازمان هایی که امیدواربه بهترین ها بوده و برای بدترین شرایط آماده هستنند، میتوانند هر گونه بحرانی را مدیریت کنند.

فرایند کنترل استراتژیک

فرآیندهای کنترل استراتژیک برای حصول اطمینان از این که اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف استراتژیک انجام می شود و این اقدامات تأثیر لازم را بر سازمان می گذارند، انجام می شوند. یک فرایند کنترل استراتژیک موثر باید به طور ضمنی به سازمان کمک کند تا مطمئن شود که برای دستیابی به موارد مناسب برنامه ریزی شده است و همچنین روش هایی که برای دستیابی به این موارد از آن ها استفاده می کندکار می کنند.

صرف نظر از نوع یا سطوح سیستم های کنترل استراتژی که سازمان نیاز دارد، کنترل می تواند به عنوان یک مدل بازخورد شش مرحله ای ترسیم شود:

1. تعیین آنچه که باید کنترل شود: اولین قدم در فرایند کنترل استراتژیک تعیین مناطق اصلی برای کنترل است. مدیران معمولا کنترل های اصلی خود را روی مأموریت سازمان، اهداف و هدف های توسعه یافته در طول فرایند برنامه ریزی پایه گذاری می کنند. مدیران باید انتخاب کنند، چون کنترل کردن همه بخش های سازمان، گران و تقریبا غیرممکن است.

2. تنظیم استانداردهای کنترل: مرحله دوم در فرایند کنترل استراتژیک، تعیین استانداردها است. یک استاندارد کنترل چیزی است که عملکرد مورد نظر با آن مقایسه می شود. استانداردها معیارهایی هستند که مدیران را قادر می سازد تا اقدامات آینده، فعلی یا گذشته را ارزیابی کنند. آنها با روش های مختلفی از جمله فیزیکی، کمی و کیفی اندازه گیری می شوند. پنج جنبه از عملکرد را می توان مدیریت و کنترل کرد: کمیت، کیفیت، هزینه، زمان و رفتار.
استانداردها منعکس کننده فعالیت یا رفتارهای خاصی هستند که برای رسیدن به اهداف سازمان ضروری اند. اهداف به استانداردهای عملکرد تبدیل می شوند تا قابل اندازه گیری باشند. برای مثال، یک هدف سازمانی برای افزایش سهم در بازار ممکن است به یک استاندارد عملکرد افزایش 10 درصدی سهم بازار در طی یک دوره 12 ماهه تبدیل شود. معیارهای مفید عملکرد استراتژیک عبارتند از: فروش (کلی و جزئی، دسته بندی محصول و منطقه)، رشد فروش، سود خالص، بازده فروش، دارایی، ارزش سهام و هزینه سرمایه گذاری فروش، جریان نقدی، سهم بازار، کیفیت محصول ، ارزش افزوده، و بهره وری کارکنان.
کمی سازی استانداردها گاهی اوقات مشکل است. به عنوان مثال، هدف رهبر یک محصول را در نظر بگیرید. یک سازمان محصول خود را با رقبای خود مقایسه می کند و تعیین می کند که چه میزان در معرفی محصول اصلی و پیشرفتهای آن پیشگام بوده است. چنین استانداردهای ممکن است وجود داشته باشد، گرچه آنها به صورت رسمی و صریحا اعلام نشده اند.
تنظیم زمان مربوط به استانداردها نیز برای بسیاری از سازمان ها مشکل است. دستیابی به اهداف کوتاه در مدت زمان طولانی امر غیر معمولی نیست. مدیریت باید استانداردها را در تمام زمینه های عملکردی در راستای اهداف سازمانی ، توسعه دهد. اشکال مختلف استانداردها به آنچه در حال اندازه گیری است و به سطح مدیریت مسئول انجام اقدامات اصلاحی آن بستگی دارد.

3. اندازه گیری عملکرد: پس از تعیین استانداردها، مرحله بعدی، اندازه گیری عملکرد است. عملکرد واقعی باید با استانداردها مقایسه شود. بسیاری از اندازه گیری های انجام شده برای اهداف کنترل بر مبنای نوعی استاندارد تاریخی انجام می شوند. این استانداردها می توانند براساس داده های حاصل از برنامه PIMS( تاثیر سود بازار برنامه استراتژیک)، اطلاعات منتشر شده که در دسترس عموم قرار دارد، رتبه بندی کیفیت محصولات / خدمات، نرخ نوآوری و قیمت سهام نسبی بازار باشد.

استانداردهای کنترل استراتژیک بر اساس عملکرد معیار رقابتی هستند - فرایند اندازه گیری عملکرد شرکت و مقایسه آن با برترین عملکرد در آن صنعت. گسترش کامپيوترهايي که به اینترنت متصل شده اند، باعث شده است که مديران بتوانند گزارشات وضعيت را در مقياس هاي مختلفي در عملکرد کمي به موقع بدست آورند. مدیران باید قبل از اقدام اصلاحی مراقب باشند تا دقیق بوده و درست اندازه گیری کننند.

4. مقایسه عملکرد با استانداردها: گام مقایسه میزان اختلاف بین عملکرد واقعی و استاندارد را تعیین می کند.اگر دو مرحله اول به خوبی انجام شود، مرحله سوم یعنی فرایند کنترل -مقایسه عملکرد با استانداردها - باید ساده باشد. با این حال، گاهی اوقات انجام مقایسه های لازم دشوار است (به عنوان مثال، استانداردهای رفتاری). برخی از انحراف از استانداردها ممکن است به دلیل تغییر درشرایط محیطی یا دلایل دیگر بوده و قابل توجیه باشد.
5. تعیین دلایل انحرافات: گام پنجم فرایند کنترل استراتژیک شامل یافتن پاسخ این سوال است: "چرا عملکرد با استانداردها فاصله دارد؟" علت انحراف می تواند ناشی از انتخاب اهداف سازمانی باشد. به ویژه، سازمان باید بپرسد که آیا انحراف ناشی از کمبود های داخلی ست یا تغییرات خارج از کنترل سازمان آن را به وجود آورده است. چک لیست کلی مانند موارد زیر می تواند مفید باشد:

  • آیا استانداردها برای اهداف و استراتژی های مشخص شده مناسب هستند؟
  • آیا اهداف و معیارها در شرایط فعلی هنوز هم مناسب هستند؟
  • آیا استراتژی های دستیابی به اهداف هنوز در شرایط فعلی محیط زیست مناسب هستند؟
  • آیا ساختار سازمانی شرکت، سیستم ها (مثلا اطلاعات) و پشتیبانی منابع برای موفقیت در اجرای استراتژی ها و در نتیجه دستیابی به اهداف مناسب هستند؟
  • آیا فعالیت ها برای دستیابی به استاندارد مناسب هستند؟

6. اقدام اصلاحی: مرحله نهایی در فرآیند کنترل استراتژیک تعیین نیاز به اقدام اصلاحی است. مدیران می توانند3 کار کنند: (1) می توانند کاری انجام ندهند (2) می توانند عملکرد واقعی را اصلاح کنند (3) می توانند در استاندارد تجدید نظر کنند.

هنگامی که استانداردها برآورده نشوند، مدیران باید به دقت دلایل را بررسی و اقدامات اصلاحی را ارزیابی کنند. علاوه بر این، نیاز به بررسی استانداردها به صورت دوره ای برای اطمینان از اینکه استانداردها و اقدامات مربوط به عملکرد هنوز برای آینده مناسب هستند یا نه،وجود دارد.

فاز نهایی فرایند کنترل زمانی اتفاق می افتد که مدیران باید تصمیم بگیرند که عملکرد را زمانی که انحراف رخ می دهد، اصلاح کنند. اقدامات اصلاحی بستگی به یافتن انحرافات و توانایی انجام اقدامات لازم دارد. اغلب علت واقعی انحراف باید قبل از اقدام اصلاحی رفع شود. علل انحراف می توانند از انتخاب اهداف غیرواقعی تا استراتژی انتخاب اشتباه برای رسیدن به اهداف سازمانی باشند. هر علت نیاز به یک اقدام اصلاحی متفاوت دارد. همه انحرافات ناشی از تهدیدات و فرصت های خارج از محیط نیستند و برای دستیابی به یک نتیجه خاص ممکن است اقدام اصلاحی ضروری باشد.

در نتیجه، کنترل استراتژیک بخشی جدایی ناپذیر از استراتژی است. بدون کنترل درست، استراتژی شرکت محکوم به شکست است. کنترل استراتژیک یک ابزار است که شرکت ها با استفاده از آن روند فرایند کسب و کار داخلی و محیط خود را بررسی می کنند و پیشرفت خود را به سمت هدف خود می سنجند.

 

منبع: MBAknol