در این مقاله بر‌آنیم که شما را با یکی از مفاهیم مهم و نوین عرصه مدیریت به نام «Scenario Planning» یا همان «سناریونویسی» یا «برنامه‌ریزی سناریویی» آشنا کنیم. همچنین با استفاده از روش تمرینی و ویدئوی قرار داده شده در ضمن این مقاله، علاوه بر آشنایی با مبانی اولیه این مفهوم، شیوه به‌کارگیری آن در سازمان را نیز خواهید آموخت.
مقدمه
مردم هر روز با اتفاقات مختلفی مواجه می‌شوند. برخی از این اتفاقات پیش‌بینی‌شده و برخی دیگر به‌صورت غیر قابل پیش‌بینی رخ می‌دهند. قضیه به اینجا ختم نمی‌شود چرا که هر یک از این اتفاقات دارای اثرات جانبی همراه خود هستند که بنا به موقعیت وقوع می‌توانند تاثیرات مثبت و یا منفی قلمداد شوند.
یک ارگان و یا سازمان نیز از این قاعده مستثنی نمی‌باشد، بلکه همه سازمان‌ها در تلاطم رویدادها و رخدادهای متعددی هستند که هر یک از آنها می‌تواند اثرات متنوعی را بر تصمیمات و حتی شاکله اصلی شرکت به‌جای بگذارد.
مفهوم سناریونویسی در مدیریت
هر تصمیمی که سازمان می‌گیرد تحت درجه‌ای از عدم قطعیت قرار دارد. کاری که بسیاری از سازمان‌ها در هنگام تصمیم‌گیری انجام می‌دهند آن است که تصمیم خود را بر اساس نتایج احتمالی و بهترین پیش‌بینی‌ها در مورد اینکه آینده قرار است به کدام سمت برود تدوین می‌کنند.
همه ما بر این باوریم که می‌بایست تصمیمات خود را بر اساس اطلاعات و مدارک اتخاذ نماییم و نه بر پایه احساسات و عواطف. اما نکته‌ای که هنگام استفاده نمودن از اطلاعات لازم است به آن دقت کنیم این است که اطلاعات در واقع ما را نسبت به گذشته آگاه می‌کنند در صورتی که برای گرفتن یک تصمیم صحیح باید شرایط آتی را پیش‌بینی نمود و متناسب با شرایط حال و آینده و در راستای اهداف استراتژیک سازمان تصمیم گرفت.
همان‌طور که مشخص است پیش‌بینی آینده کاری بس دشوار است؛ حال آنکه متغیرهای بسیار متنوعی نیز وجود دارند که این کار را مشکل‌تر می‌کند، حال این سوال مطرح می‌شود که چگونه می‌توان چشم‌اندازی درست از شرایط آینده سازمان داشت و با توجه به آن تصمیمات استراتژیک اخذ نمود؟
برنامه‌ریزی سناریویی؛ یکی از مفاهیم و ابزار‌های موثر و کاربردی مدیریتی عصر حاضر می‌باشد که کمک شایانی در جهت اتخاذ تصمیم‌های راهبردی برای آینده سازمان به مدیران نموده است.
«برنامه‌ریزی سناریویی عبارت است از؛ ایجاد مجموعه‌ای از فرضیات در مورد اینکه آینده چگونه خواهد بود و چگونه محیط کسب و کار شما در پرتو آن آینده در طول زمان تغییر خواهد کرد.»
در تفکر سناریویی؛ به‌جای اینکه تصویر آینده را ترسیم کنیم، مجموعه‌ای از عدم قطعیت‌ها و یا مفروضات متفاوتی که ممکن است در آینده کسب‌وکار ما رخ دهد را گردآوری می‌کنیم.
بسیار ساده است؛ هدف برنامه‌ریزی سناریویی تعریف عدم قطعیت‌های مهم شما و ایجاد سناریوهای قابل‌قبول به‌منظور بحث در مورد تأثیرات و پاسخ‌هایی است که باید برای هر یک از آنها ارائه شود. اگر از اتفاقاتی که ممکن است بیفتد آگاه باشید، به احتمال زیاد با آنچه اتفاق خواهد افتاد کنار می‌آیید.
بد نیست بدانید که استفاده از برنامه‌ریزی سناریویی به‌منظور پیش‌بینی آینده، محدود به مدیران و عرصه سازمان‌ها نمی‌شود بلکه مردم عادی نیز از این روش به‌صورت ناآگاهانه استفاده می‌کنند؛ یک کشاورز ماهر با پیش‌بینی وضعیت آب‌وهوا، کیفیت محصول خود را پیش‌بینی می‌کند و بنا بر آن در خصوص نوع محصولی که خواهد کاشت تصمیم می‌گیرد، همچنین شیوه‌های کسب درآمدی خود را در طول سال تعیین می‌نماید.
اهمیت برنامه‌ریزی سناریویی زمانی ملموس‌تر خواهد بود که بدانید این مفهوم می‌تواند تعیین‌کننده مرز بین مرگ و زندگی افراد باشد. فرماندهی یک نیروی نظامی در حین جنگ موظف است تمامی رویدادها و تحرکات محتمل دشمن را پیش‌بینی کند و متناسب با آنها سناریو تنظیم کند.
عدم انجام برنامه‌ریزی سناریویی در یک سازمان شاید همچون شرایط جنگ نباشد و خسارات جانی در پی نداشته باشد اما می‌تواند منابع، بودجه، تجهیزات یک سازمان را در آینده به خطر بیندازد و حتی می‌تواند منجر به ورشکستگی سیستم در آینده شود.
چگونه گام به گام برنامه‌ریزی سناریویی را برای سازمان خودتنظیم کنیم؟!
گام اول) شناسایی نیروهای محرک؛ شما در این گام می‌بایست تغییرات بزرگی که در جامعه (اعم از تغییرات؛ فرهنگی، اقتصادی، سیاسی و اجتماعی و…) ایجاد خواهد شد را شناسایی کنید و آنها را از نظر میزان و چگونگی تاثیرشان بر سازمان بررسی نمایید.
طوفان فکری و شناسایی روندها؛ دو رکن مهم در شناسایی نیروهای محرکه هستند؛ لذا بهره‌مندی از آنها در این مرحله توصیه می‌شود.
گام دوم) عدم قطعیت‌های بحرانی برای سازمان خود را شناسایی کنید؛ پس از آنکه لیستی از مفروضات آینده تهیه کردید حال تنها 2 مورد از بهترین عدم قطعیت‌ها که تاثیر بسیار بالایی بر سازمان شما خواهند داشت را شناسایی می‌کنید. به‌عنوان‌مثال دو مورد از عدم قطعیت‌های مهم برای شرکت‌های کشاورزی؛ قیمت مواد غذایی و تقاضا مصرف‌کننده است.
گام سوم) سناریوهای ممکن بر پایه 2 مفروض شناسایی شده در مرحله قبل را تشخیص دهید؛ برای این کار مطابق تصویر ذیل می‌توانید یک ماتریس با محوریت 2 عدم قطعیت تعیین شده ایجاد نمایید. اکنون بسته به اینکه هر یک از دو عدم‌قطعیت‌ها به کدام جهت حرکت می‌کند، می‌توان 4 سناریوی ممکن پیش‌بینی نمود.
گام چهارم) در مورد پیامدها بحث کنید؛
هریک از سناریوهای طراحی شده از مرحله قبل را از زوایای مختلف مورد واکاوی قرار دهید. در صورت نیاز به اصلاحات در ضمن هریک از آنها این کار را انجام دهید. در این صورت شما در نهایت به 4 سناریو تکامل‌یافته بر مبنای مفروضات بحرانی سازمان خود دست پیدا خواهید کرد.
پس از تهیه و تنظیم سناریوهای تکامل‌یافته و نهایی می‌بایست خط‌مشی هر یک از سناریوها را تعریف و تبیین نمایید.
اکنون برای درک بهتر مفهوم برنامه‌ریزی سناریویی به بررسی برنامه‌ریزی سناریویی برای یک سازمان می‌پردازیم؛
یک شرکت صادرکننده پیاز گل در را تصور کنید که به سرتاسر دنیا صادرات می‌کند؛ چشم‌انداز 5 سال آینده این شرکت مسئله بسیار مهم برای صاحبان این شرکت تلقی خواهد شد. حال ما این چشم‌انداز را از نقطه‌نظر برنامه‌ریزی سناریویی بررسی خواهیم نمود و سناریوهای ممکن در پیش‌روی آن را بررسی خواهیم کرد.
اگر به طور کلی به این سازمان بنگریم می‌توانیم برای آن سه سناریو تعریف کنیم:
سناریو اول:
این شرکت با تاسیس 5 شعبه در قاره آسیا تجارت خود را گسترش خواهد داد.
سناریو دوم:
بازار بدون تغییر خاصی باقی بماند و شرکت به تجارت خود ادامه دهد و عمده تمرکز خود را بر صادرات به بازارهای ایالت متحده قرار دهد.
سناریو سوم:
توقف صادرات این شرکت به ایالت متحده (به‌عنوان یکی از مقاصد اصلی صادرات) و جایگزینی آن با مقاصد و بازارهای صادراتی جدید.
مثال برنامه‌ریزی سناریو فوق بر اساس سه سناریو مطرح شده است: یک سناریوی خوش‌بینانه، یک سناریو عادی یا محتمل (به آن پیش‌بینی نیز گفته می‌شود.) و نیز سناریو بدبینانه (به آن بدترین سناریو نیز گفته می‌شود).
حال این شرکت صادرکننده پیاز گل می‌بایست همه سناریوهای فوق را در نظر داشته باشد و آنها را از همه جهات بررسی نماید و تدبیر‌های موثره در راستای هر یک را تنظیم کند.
بنابراین، سازمان باید توان خود را افزایش دهد و رویکردی را اتخاذ نماید که همه کارکنان شرکت با تمرکز بر این مهم فعالیت کنند و حتی درصدد ارائه راهکارهای جایگزین موثر برای سازمان باشند.
شما چگونه فکر می‌کنید؟
آیا تابه‌حال برای سازمان خود برنامه‌ریزی سناریویی انجام داده‌اید؟
رویکرد شما در تألیف سناریوهای پیش روی سازمانتان چیست؟
چه عوامل دیگری را برای تنظیم یک برنامه‌ریزی سناریو موفق موثر می‌دانید؟
سلام روز خوش
ممنون از مقاله مفیدتون
از نظر من با توجه به آماری که از گذشته اقتصاد ایران تا کنون در دست است بهتر است نقدینگی شرکت همیشه بصورت یورو باشد و بخشی نیز بصورت عمده ی مواد اولیه قابل نگهداری
با سلام
کوتاه و مفید بود
سر رشته یک مفهوم بزرگ