اصول و فنون مذاکره مجموعه‌ای از مهارت‌های اساسی است که برای حفظ و ارتقا کسب و کار و حتی ارتباط موثر با دیگران ضرورت دارد. برای یک مذاکره موفق، مذاکره کنندگان باید از چه ویژگی‌هایی برخوردار باشند و همچنین چه وظایفی بر عهده دارند؟ برای یافتن پاسخ این سوالات تا پایان مقاله با ما همراه باشید.
اصول و فنون مذاکره
منظور از مذاکره چیست؟
برای اینکه با اصول و فنون مذاکره آشنا شویم ابتدا باید بدانیم مذاکره چیست؟ مذاکره گفتگوی بین دو یا چند نفر با منافع متناقض برای رسیدن به نقاط مشترک یا راه حل‌های مشترک است. از ویژگی‌های دیگر مذاکره این است که طرفین به اختیار بر سر میز مذاکره می‌نشینند و در پی انجام تبادل یا داد و ستد هستند.
قسمت مهمی از زمان کاری مدیر در مذاکرات مختلف طی میشود، مذاکره با کاندیدهای استخدام جهت تکمیل کادر اداری و فنی سازمان، مذاکره با کارکنان، مذاکره با تامین کنندگان مواد اولیه، مذاکره با خریداران و مشتریان، مذاکره با شرکا و سرمایه گذاران و مذاکره با ارائه کنندگان خدمات مورد نیاز شرکت، از وظایف اولیه مدیران در سطوح مختلف است.
اصول و فنون مذاکره یکی از انواع دانش عملی است که مدیران باید از آن بهره‌مند باشند. بدون این مهارت‌ها نمی‌توانند کسب و کار را به درستی اداره کرده و به اهداف سازمانی دست یابند.
لازم است دقت داشته باشید عبارت فنون مذاکره به این معناست که باید چندین مهارت مختلف به صورت همزمان و موثر به کار گرفته شوند تا مذاکره‌ای موفق صورت پذیرد؛ مهارت‌هایی مانند برقراری ارتباط موثر، فن بیان، استفاده درست از زبان بدن، مهارت گوش کردن، تفکر استراتژیک و تفکر خلاق. بر این اساس به آن هنر مذاکره نیز گفته میشود.
چه کسانی نیازمند یادگیری اصول و فنون مذاکره هستند؟
شاید به نظر برسد در پاسخ این سوال باید گفت: سیاستمداران، رهبران، مدیران و کارآفرینان. اما در واقع اصول و فنون مذاکره را همه افراد جامعه باید فرا بگیرند. گفتگوی بین یک مادر و کودک در بسیاری مواقع نوعی مذاکره است. کودک خواسته‌ای دارد و مادر آن خواسته را به صلاح کودک نمی‌بیند. آنها برای یافتن گزینه‌های مشترک مذاکره می‌کنند. وقتی فردی جویای کار در مصاحبه شغلی شرکت می‌کند، نوعی مذاکره انجام میدهد. فروشندگان در مقابل مشتریان نوعی مذاکره انجام میدهند. این نوع مذاکره بیشتر با نام چانه زنی شناخته میشود.
پس یادگیری اصول و فنون مذاکره در بهبود روابط بین افراد در مناصب و موقعیت‌های گوناگون بسیار مفید خواهد بود.
اصول مهم برای یک مذاکره موفق
مذاکره موفق، نیازمند رعایت اصول و فنون خاصی است. زیرا در این گفتگوی دو یا چند طرفه قرار است منافعی رد و بدل شود. اینکه چه منافع یا امتیازاتی در اختیار طرف مقابل قرار گیرد و در عوض چه منافعی ستانده شود، از اهمیت زیادی برخوردارند. بنابراین جهت پیشبرد موفق این گفتگو، باید اصول و تشریفات خاصی مورد توجه باشد. برخی از این اصول در ادامه ذکر میگردد.
وظایف مذاکره کننده
وظایف مذاکره کننده یکی از مهمترین اصول و فنون مذاکره است. در ادامه برخی از وظایف در مراحل مختلف مذاکره به صورت خلاصه بیان میشود.
وظایف مذاکره کننده قبل از ورود به جلسه مذاکره
تعیین اهداف مورد نظر: تیم مذاکره کننده باید دقیقا مشخص کند که دلیل مذاکره چیست و چه اهدافی باید در مذاکره دنبال گردد. همچنین باید مشخص شود برای رسیدن به این اهداف چه منافعی را حاضرند به طرف مقابل بدهند (زیرا مذاکره قرار است یک بازی برد برد باشد) و همچنین آنها هرگز روی چیزی که نمی توانند از دست بدهند، نباید مانور کنند.
شناسایی جایگزین‌هایی برای اهداف تعیین شده: اگر اهداف تعیین شده قابل تحقق نباشد، چه گزینه‌های دیگری وجود دارد؟ به عبارت دیگر ممکن است جلسه به نحوی پیش رود که مذاکره کنندگان متوجه نشوند اهداف از پیش تعیین شده قابل تحقق نخواهند بود. در این حالت حتما باید گزینه‌های دیگری روی میز وجود داشته باشد. این گزینه‌ها باید از تعدد و تنوع کافی برخوردار بوده و همگی منطبق بر چشم انداز اصلی شرکت باشند. برای دو وظیفه یاد شده مهارت تفکر استراتژیک بسیار موثر خواهد بود.
مطالعه تاریخچه روابط بین دو طرف: نحوه آشنایی دو طرف، نتایج جلسات گذشته، علل موفقیت یا شکست مذاکرات قبلی و موارد مشابه باید مورد مطالعه و تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
انواع روش مذاکره
وظایف مذاکره کننده در طول جلسه مذاکره
گوش کردن فعالانه به صحبت‌های طرف مقابل: گوش کردن فعالانه یکی از وظایف مذاکره کننده در حین جلسه است. در این صورت میتواند مسائل را به درستی تجزیه و تحلیل کرده و زمینه‌های سازش و توافق را به خوبی شناسایی کند. گوش کردن فعالانه صرفا به معنای شنیدن نیست. بلکه به این معناست که تمام توجه و حواس مذاکره کننده به صحبت‌ها و حرکات طرف مقابل باشد. استفاده از زبان بدن در هنگام گوش کردن نیز اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال با حرکات چشم و سر علامت‌هایی به نشانه تعجب، تاکید، تحسین و سوال به طرف مقابل انتقال دهد. در این صورت به وی اطمینان میدهد که تمام حواس خود را به او داده است. این اطمینان موجب اعتماد و حس خوشایند در طرف مقابل شده و مسیر مذاکره را به سمت موفقیت و سازش پیش میبرد.
مکتوب کردن: از دیگر وظایف مذاکره کننده مکتوب کردن تمام مطالب مهم جلسه است. این مطالب مهم عبارتند از: دستور جلسه، صورت جلسه، نظرات شخصی در مورد جلسه، پیگیری‌های بعد از جلسه، جمع‌بندی و نتیجه‌گیری شخصی از جلسه. این کار منافع زیادی دارد از جمله فراموش نکردن نکات و مواضع اصلی، پیشگیری از بروز اختلافات درون تیم ناشی از اختلاف در فهم و درک مطالب عنوان شده در جلسه.
وظایف مذاکره کننده بعد از جلسه مذاکره
مدیر و تیم مذاکره کننده بعد از جلسه نیز وظایف مهمی بر عهده دارند از جمله: پیگیری وظایف و اموری که در جلسه مذاکره مقرر شده است؛ مرور و تجزیه و تحلیل مجدد جلسه با حضور و همفکری اعضای تیم، فراهم کردن مقدمات جلسه بعدی (در صورت لزوم) و تعیین اهداف و چشم انداز آن.
ویژگی‌های مهم مذاکره کننده
قسمت مهمی از اصول و فنون مذاکره به ویژگی‌های شخصیتی مذاکره کننده اختصاص دارد. زیرا علاوه بر مهارت‌های اساسی که پیش‌تر اشاره شد، مذاکره کننده باید دارای ویژگی‌های شخصیتی خاصی باشد از جمله اعتماد به نفس بالا، اخلاق حرفه‌ای (مانند صداقت، صبر، نداشتن حرص و طمع، تعهد به اهداف و چشم‌انداز تیم و شرکت، مسئولیت پذیری) و انعطاف‌پذیری. چنین فردی باید برای بازی برد- برد تلاش کند. تنها در این صورت میتوان به نتایج سودمند در بلند مدت امیدوار بود.
فراگیری اصول و فنون مذاکره در دوره mba
مشخصه مشترک تمام مهارت‌ها این است که به صورت اکتسابی و از طریق آموزش قابل دستیابی هستند. به عبارت دیگر مهارت صرفا یک ویژگی مادرزادی یا نوعی استعداد نیست. بنابراین کسی که به یک مهارت مانند هنر مذاکره نیازمند است نباید آن را در میان استعدادهای خود جستجو کند، بلکه باید در پی یادگیری آن برآید.
حال سوال مهم این است که چگونه میتوان فن مذاکره را فرا گرفت؟ برای آموزش این مهارت حیاتی دوره‌های آموزشی مختلفی وجود دارد. یکی از بهترین و جامعترین دوره‌ها، دوره mba است. در قسمت بعد با این دوره آموزشی مختص مدیران، مشاوران ارشد و رهبران سازمان‌ها آشنا خواهید شد.
دوره mba چیست؟
دوره mba مخفف عبارت Master of Business Administration بوده و در ایران با نام مدیریت حرفه‌ای کسب و کار شناخته میشود. در این دوره آموزشی دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای راه‌‌اندازی، مدیریت و توسعه انواع کسب و کار آموزش داده میشود. مهارت‌هایی مانند تفکر استراتژیک، تفکر خلاق، ارتباط موثر و علوم کاربردی مانند اقتصاد، حقوق، حسابداری، اصول مدیریت، رفتار سازمانی، کارآفرینی، بازاریابی و اصول سرمایه گذاری.
تفاوت اصلی دوره mba با رشته‌های دانشگاهی همچون مدیریت این است که تمرکز بر مهارت‌های کاربردی بیشتر از تئوری‌های علمی است. از طرف دیگر مسائل روز بازار کار و بازار سرمایه مورد بحث قرار گرفته و افراد با چالش‌های دنیای واقعی کسب و کار آشنا می‌شوند.
نحوه مذاکره در کسب و کار
دلایل ضرورت شرکت در دوره mba
دوره mba به عنوان یک دوره تخصصی کاربردی، بیش از 100 سال است که در آمریکا و سپس اروپا متولد شده و توسعه یافته است. برگزاری این دوره در اغلب کشورها رواج یافته و ضرورت آن درک شده است. از جمله مهمترین دلایل ضرورت شرکت در این دوره عبارتند از:
بهبود مجموعه مهارت‌های فرد به عنوان مدیر یا کارآفرین: دوره mba در اصل برای رهبران، مدیران و کارمندان رده بالا طراحی و برنامه‌ریزی شده است. این افراد برای حفظ و رشد کسب و کار نیازمند مهارت‌های ویژه‌ای هستند. با افزایش سرعت تغییرات در دوره معاصر، بروزرسانی مهارت‌ها نیز اهمیت بیشتری یافته است. بنابراین مدیران، کارآفرینان و صاحبان مشاغل نیازمند مهارت‌های جدید و به روزرسانی مستمر آنها هستند. این افراد در دوره‌های تخصصی مانند دوره mba و دوره‌های پیشرفته آن یعنی دوره dba می‌توانند مهارت‌ها و دانش مورد نیاز خود را فرا بگیرند.
ارتقا رزومه تحصیلی و مهارتی کارمندان و فارغ‌التحصیلان دانشگاهی: دوره mba برای کارمندان و کارکنان و فارغ‌التحصیلان دانشگاهی جویای کار نیز سودمند است. مدرک این دوره رزومه تحصیلی و مهارتی آنها را به شدت ارتقا میدهد. بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کار از قابلیت‌های فارغ‌التحصیلان دوره mba آگاهند، بنابراین به آنها اعتماد کرده و پست‌های رده بالا با حقوق و مزایای بیشتر را در اختیار آنها قرار میدهند.
این دوره بیش از ده سال است که در ایران و در دانشگاه‌های مطرح مانند دانشکدگان مدیریت دانشگاه تهران نیز برگزار میگردد. علاقهمندان می‌توانند در دوره‌های حضوری یا آنلاین mba این دانشگاه شرکت نمایند.
