تأثیرگذاری و مذاکره چیزهایی است که همه ما سعی می کنیم تمام وقت انجام دهیم. به عنوان مثال، ما می خواهیم بر فرزندانمان تأثیر بگذاریم تا بر اساس ارزش هایی که ما احساس می کنیم مناسب است، رفتار کنند یا میخواهیم همسرمان برای تعطیلات جای مورد نظر ما را انتخاب کند.
مذاکره و تأثیرگذاری، مهارت های ویژه ای در سلامت عمومی به شمار می روند. چون ما اغلب بدون اقتدار رهبری می کنیم، بنابراین موفقیت ما به رفتار و مهارت های ما در برخورد با همکاران درون سازمان هایی که در آن کار می کنیم و همچنین شرکای خارجی وابسته است. موارد متعددی وجود خواهد داشت که در آن می خواهیم بر همکاران یا شرکای خود تاثیر گذار باشیم تا یک مسیر خاص را اتخاذ کنند، همکاران یا ذینفعان را متقاعد سازیم که در پروژه های مشترک شرکت کنند یا با هدف تامین بودجه برای پروژه های خاص مورد نظر ما مذاکره کنند.
فیشر و یوری (1983) چهار اصل اساسی مذاکرات را اینگونه توصیف می‌کنند:
- در رویارویی با مشکلات، سخت و در برخورد با افراد نرم باشید.
- تمرکز بر نیازها و نه موقعیت ها داشته باشید.
- در مورد گزینه های برد-برد خلاق باشید.
- توافقنامه‌های روشن و واضح تنظیم کنید.
این اصول توسط شبکه حل و فصل اختلافات بعدها به دوازده مهارت تبدیل شده است.
در صورت امکان از قبل آماده شوید؛ در نظر بگیرید که نیازهای شما و نیازهای فرد دیگر چیست. نتایج را در نظر بگیرید که ممکن است بیشتر از حد تصور هردوی شما باشد. یک رویکرد برد-برد در پیش بگیرید، حتی اگر تاکتیک‌هایی که توسط شخص دیگری استفاده می شود، ناعادلانه به نظر برسد. واضح است که وظیفه شما این است که مذاکره را در جهت مثبت هدایت کنید.
برای انجام این کار ممکن است لازم باشد برخی از موارد زیر را انجام دهید:
باز شکل دادن
یک سؤال را برای باز شکل دادن بپرسید. مثلا “اگر ما در حل این مشکل موفق شویم، چه تفاوت هایی ایجاد خواهد شد؟. از میزان درک افراد پیرامون موضوع مورد بحث مطلع شوید برای مثال بپرسید (“لطفا به من بگویید که شما از من یا از آنها چه شنیده اید….”) درخواست کنید چیزی که او گفت دوباره به شکل مثبت تر بیان شود.، و یا با عبارات دیگر صحبت خود را در مورد افراد یا موضوع بیان کنید.
به جای واکنش نشان دادن پاسخ دهید!
- احساسات خود را مدیریت کنید.
- از برخی از اتهامات، حملات، تهدیدها یا اولتیماتوم‌ها بگذرید.
- برای طرف دیگر این امکان را ایجادکنید که بدون احساس تحقیر کردن(به عنوان مثال با شناسایی شرایطی که ممکن است طرف مقابل موضع تغییر یافته در مورد موضوع را توجیه کند) به مذاکره برگردد.
تمرکز دوباره بر روی موضوع
رابطه را حفظ کنید و سعی کنید مسئله را حل کنید. به عنوان مثال: “چه چیزی برای هر دو ما عادلانه است؟” خلاصه کنید تا چه اندازه پیش رفته اید. زمینه های مشترک و توافقاتتان را مرور کنید. تلاش کنید شریک برای حل مشکل باشید و در مقابل هم قرار نگیرید. موضوع را به چند قسمت تقسیم کنید. وقتی به بن بست رسیدید به سراغ یک بخش ساده تر بروید. به معامله دعوت کنید با اصطلاحاتی از قبیل “اکر تو میخواهی ،پس من هم میخواهم”. بهترین و بدترین جایگزین ها را توضیح دهید تا به یک توافق قابل قبول برسید.
شناسایی تاکتیک های ناعادلانه
رفتار را به عنوان یک تاکتیک نامگذاری کنید. انگیزه ای برای استفاده از تاکتیک را بیان کنید. استراحت داشته باشید. مکان، ترتیبات سالن و غیره را تغییر دهید. به گروه های کوچکتر بروید. بخواهید که الان گفتگو پایان یافته و به زمانی دیگر موکول شود، تا شاید «فرصتی برای عکس العمل مناسب نشان دادن» داشته باشید.
ویژگی ها و صلاحیت ها برای تأثیرگذاری و مذاکره موفق
تعدادی ویژگی و صلاحیت وجود دارد که به ما کمک می کند تا به شکل مثبت طرف مقابل را تحت تاثیر قرار داده و با موفقیت مذاکره کنیم. در اینجا ما تلاش کردیم آنها را در زمینه ها و مراحل کلیدی گروه بندی کنیم. همانند بسیاری از چیزها در زندگی، برنامه ریزی قبلی می تواند سودمند باشد.
برنامه ریزی و آگاهی از پیش شرایط
آگاهی فرایند
آگاهی قبلی از فرایند مذاکره به ما کمک می کند تا بین آنچه که موضوع یا ماده مورد مذاکره قرار می گیرد و نحوه انجام مذاکره تمایز قائل شویم. مذاکره کننده با آگاهی از فرآیند بالا ابتدا با مسائل مذاکره کنار می آید و سپس این روند را برای رسیدن به نتایج مطلوب شناسایی و مدیریت می کند.
پیش مذاکره
معمولا راه های زیادی برای تنظیم کردن شرایطی که تحت آن مذاکره موفقیت آمیز انجام گیرد وجود دارد. برای بسیاری از ذینفعان اصلی، پیش مذاکره بسیار مفید است. افرادی که این رویکرد را توسعه داده اند، در ایجاد روابط سخت تلاش می کنند، آنها به طور مرتب فرضیه ها را بررسی می کنند و به طور معمول وقت خود را برای آماده سازی و تفکر میگذارند تا از طریق اجزای کلیدی به یک رویکرد برد-برد برسند.
اهداف
مذاکره کنندگان موفق به اهداف احزاب و طرف‌های دیگر مذاکره، و نه تنها خودشان متمرکز هستند. آنها بهترین نتایج ممکن و بهترین گزینه های جایگزین را در نظر می گیرند و سپس محدوده و مرزهایی را که تحت آن مذاکرات را انجام می دهند تعیین می کنند.
زمینه های مشترک
شناسایی زمینه های مشترک بین دو طرف درگیر در مذاکره میتواند سودمند باشد. با استفاده از این رویکرد، مذاکره کنندگان خوب به دنبال توافق در مذاکرات هستند.
تاکتیک
به همین ترتیب دانستن تاکتیک هایی که ممکن است توسط یک طرف در مقابل طرف دیگر به کار گرفته شود، از پیش میتواندمفید باشد. با دانستن این مورد می‌توان از طیف وسیعی از ضد تاکتیک‌هایی استفاده کرد که می تواند منجر به نتایج موفقیت آمیز در مذاکرات برای ما شود.
انگیزه
این ویژگی یکی دیگر از بخش های کلیدی برنامه ریزی است و در برآورد نیازهای طرف‌های دیگر و درک آنها ضروری ست. انگیزه توجه خاصی به حوزه هایی از قبیل برنامه های پنهان و انگیزه های شخصی افراد دیگر و نیز شخصیت های آنها و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت آنها دارد.
محل
به طور مشابه، شرایطی که در آن تأثیرگذاری و مذاکره رخ می دهد، بسیار اهمیت دارد. نفوذگران و مذاکره کنندگان موثر اغلب با دقت در مورد مکان و تنظیمات آن فکر می‌کنند و به ایجاد یک فضای مطلوب کلی با طراحی مبلمان و صندلی توجه می‌کنند.
مشارکت
سبک
رفتارها را می توان مطابق با سبک و شخصیت و اهداف احتمالی طرف‌های دیگر و فضای کلی که مذاکرات انجام می شود، تطابق داد. هر کسی نمی‌تواند سبک و رفتارهای شخصی خود را انعطاف پذیر کند، اما کسانی که اغلب می توانند به راحتی می‌توانند دیگران را تحت تاثیر قرار دهند.
زمان
مذاکره کنندگان خوب مراقب مدیریت ابعاد زمانی مذاکره هستند. به طور معمول می توانند به دنبال تأثیر در زمان شروع و پایان مذاکره باشند و از محدودیت‌های زمانی و فشارهای مربوط به زمان برای پایان دادن به مذاکره در جهت مثبت استفاده کنند.
احساسات
بعضی از مذاکره کنندگان حتی به دنبال مدیریت وضعیت احساسی مذاکرات هستند، در نتیجه بر روی سطح رضایت شخصی افراد تاثیر می گذارند، و هرگونه حوادث عاطفی که ممکن است سطح بالایی از اعتماد یا عدم اعتماد را بین طرفین ایجاد کند، در نظر میگیرند.
قدرت
نفوذگران موثر توازن قدرت واقعی و درک شده بین طرفین را در نظر می گیرند و پس از آن، رویکرد خود را در مذاکرات به کار میگیرند. به عنوان مثال، ممکن است به یک فرد یا سازمان که خود را قوی و قدرتمند می دانند اجازه می دهند تا نقش طرف “قدرتمند” را بازی کند تا تاکتیک ها، اقدامات و رفتارهایی را که بی سر و صدا و به طور پیوسته در تلاش برای برداشتن نقاط اصلی مذاکرات از نقطه نظر خودشان است انجام شده و به سمت نتایج موفقیت آمیز هدایت شوند.
زمان و سرعت
با تأثیر بر پیشرفت مذاکرات از طریق تعدادی از موارد ذکرشده، مذاکره کنندگان قوی قصد دارند موضع مذاکره قوی ایجاد کنند که می تواند منجر به راه حل‌های سودمند شود. آنها در حال مذاکرات ،برای ساخت نردبان اصلی برای حرکت به سمت نتایج مطلوب خود تلاش می‌کنند.
توافق
برای تضمین تعهدات سازوکار ایجاد کنید. از طریق مدیریت پروسه اسناد و مدارک، مسائل مهم را تضمین کنید و از وضوح، درستی درک و توافق بر اقدامات، اطمینان حاصل کنید.
ارتباط کلامی
مذاکره کنندگان با تجربه با دقت کلمات خود را انتخاب می‌کنند تا به وضوح نگرش‌ها یا موقعیت‌های خاصی را ایجاد کنند، برای مثال همکاری یا رقابت را با استفاده از عبارات مناسب و حتی کپی برداری کلمات احزاب دیگر در زمان مناسب ایجاد می‌کنند. آنها به جای استفاده از کلمات کم ارزش فقط از اصطلاحات فنی یا اصطلاحاتی استفاده می کنند که برنامه‌ریزی و حواس آنها به آنها می گوید. به طور معمول، آنها به دنبال خلاصه کردن موقعیت برای طرف دیگر و حصول اطمینان از رسیدن به توافق مطلوب هستند.
امتیاز گیری
مذاکره کنندگان قوی اغلب از رویکرد «اگر – پس» استفاده می کنند، آنها پیشنهاد می کنند که هر یک از طرفین می‌توانند امتیازات خود را با ایجاد یک وضعیت برد-برد بدست آورند. مشخص کنید چه مسئله ای برای شما حداقل ارزش را دارد، اما ممکن است برای طرف دیگر ارزش بیشتری داشته باشد، این یک تاکتیک است که بسیاری از مذاکره‌کننده‌گان موفق آن را انجام می دهند.
سوال کردن
نفوذگران و مذاکره کنندگان، سوالاتی را آماده کرده و می‌پرسند که خیلی سریع ممکن است نیازها و اهداف طرف دیگر را برای آنها روشن کند. آنها مجموعه ای از سوالات “باز” و “بسته” را برای جستجوی اطلاعات طراحی می‌کنند، تعهد میگیرند و سعی می‌کنند در هر جای ممکن به توافق برسند.
استماع
بسیاری از مذاکره‌کننده‌ها به شدت گوش می دهند. آنها اغلب می گویند “شما با یک دهان و دو گوش متولد شده اید و شما باید آنها را به همین نسبت استفاده کنید. آنها پرسش های خوب مطرح می‌کنند و سپس به جواب‌های بسیار با دقت گوش می‌دهند و تلاش می‌کنند تا موقعیت خود و نیازهای چانه زنی طرف مقابل را شناسایی کنند.
گوش دادن موثر می تواند به اطمینان از درک؛ قبل از پاسخ دادن یا قبل از رفتن به نقطه بعدی کمک کند.
ارتباطات غیر کلامی
مذاکره کنندگان خوب به ارتباطات کلامی و غیر کلامی خود و همچنین دیگران توجه می کنند. به این ترتیب سطوح راحتی و ناراحتی دیگران را در نظر می گیرند و تفسیر می‌کنند، در حالی که تلاش می‌کنند سیگنال‌های برنامه‌ریزی شده و عمدی را از طریق رفتار و کنترل کلامی خود ارسال کنند که مذاکره را تقویت می کند و به ایجاد توافق کمک می کند.
پس از مذاکره
مذاکره کنندگان خوب نتایج هر مرحله از مذاکره را بررسی می‌کنند، در نظر دارند که چه کار کرده‌اند، چه کار نکرده‌اند، چه چیزی باعث دستیابی به نتایج مطلوب شد، و چه چیزی نشده و چرا!
پس از جمع‌بندی؛ ممکن است لازم باشد که مذاکرات جدید در نظر گرفته شود و ممکن است فرایند دوباره شروع شود.
همچنین لازم است که رفتارهای طرف مقابل و عملکرد خود را آگاهانه بررسی کنید ، تا برای آینده برنامه ریزی کنید. به طور معمول، آنها پس از پایان فرآیند مذاکره رسمی به منظور توسعه روابط آینده با طرف دیگر، ارتباط را حفظ می‌کنند.
