روش کنترل در مدیریت کسب و کار را در دوره dba

کنترل یکی از وظایف و کارکردهای اصلی یک مدیر در هر کسب و کاری است. سیستم­های کنترل مدیریت انواع و اشکال مختلفی داشته و هر کدام برای نوعی از کسب و کار تناسب و تاثیر مثبت خواهند داشت. مدیر وظیفه دارد بهترین شکل کنترل را برای سازمان خود انتخاب و به بهترین نحو پیاده سازی نماید. در غیر این صورت موفقیت و بقای کسب و کار با تهدید جدی مواجه می­گردد. برای رسیدن به بهترین سیستم کنترل در مدیریت کسب و کار، همه مدیران نیازمند آموزش متناسب با تغییرات سریع دوران معاصر هستند.

منظور از کنترل در مدیریت چیست؟

منظور از کنترل در مدیریت کسب و کار مجموعه اقدامات نظام­مندی است که میزان تطابق فرآیندهای سازمان را با اهداف، استانداردها و برنامه­های تعیین شده می­سنجد؛ میزان پیشرفت را در سطوح مختلف ارزیابی کرده و به تجزیه و تحلیل انحرافات می­پردازد. همچنین برای پیشبرد بهتر اهداف، اقدامات اصلاحی و نیازهای آینده را نیز بررسی می­کند.کنترل، ابزاری برای شناخت واقعیت است نه ابزاری منفی برای محدود کردن. کنترل به مدیران این امکان را می­دهد که کمبودها و نواقص را شناسایی کرده و مانع ایجاد ناهنجاری­ها شوند. سیستم کنترل مدیریت یکی از ابزارهای اساسی مدیریت عملکرد هر سازمان است. به عبارت دیگر مدیریت خوب مستلزم سیستم­های کنترل مدیریت موثر است.کنترل موثر در کسب و کار، دارای ویژگی­های خاصی است. این نوع کنترل مقارن با برنامه‌ریزی انجام می­شود طوری که بدون برنامه‌ریزی دقیق، کنترل معنا و فایده­ای نخواهد داشت. کنترل فرایندی پویا است و هر جا لازم باشد تغییر می­کند. کنترل همان قدر که به عملکرد گذشته نظارت دارد، چشم انداز آینده را نیز مدنظر قرار می­دهد. به عبارت دیگر اگر برنامه­ها یا فرآیندها معطوف به چشم­انداز آینده نیستند، آنها را بازنگری و اصلاح می­کند. کنترل پروسه­ای فراگیر است و توسط مدیران سطوح مختلف انجام می­­شود. 

ضرورت سیستم­های کنترل در مدیریت کسب و کار

اگر تمام افراد و اعضای سازمان همیشه بهترین کارها را انجام می­دادند، دیگر نیازی به کنترل و حتی مدیریت نبود. اما چون برخی پرسنل نمی­توانند و یا نمی­خواهند به نفع سازمان عمل کنند؛ برخی نمی­دانند چه انتظاراتی از آنها وجود دارد؛ برخی توانمندی یا اطلاعات لازم را برای انجام وظایف خود ندارند؛ بنابراین باید مجموعه­ای از کنترل­ها برای محافظت در برابر رفتارهای نامطلوب و هنچنین تشویق برای اقدامات مطلوب صورت گیرد. پس به راحتی می­توان نتیجه گرفت سیستم کنترل مدیریت برای ماندگاری هر کسب و کاری ضروری است.

فواید سیستم­های کنترل در مدیریت کسب و کار

هدف هر سازمان بقا، رشد و سودآوری مناسب است. برای این منظور باید مزیت رقابتی کارآمد بدست آورده و آن را بهبود دهد. برای اینکه فواید سیستم کنترل مدیریت (MCS: Management Control System) بر اهداف سازمان و نحوه ارتقاء مزیت­های رقابتی بررسی کنیم، به چند سوال بر اساس تحقیقات علمی پاسخ می­دهیم.سیستم کنترل مدیریت چگونه بر مزیت رقابتی سازمان تاثیر دارد؟ پژوهشگران به این نتیجه رسیده­اند سیستم­های کنترل مدیریت موثر، تاثیرات مثبتی بر توانمندی­های سیستم اندازه­گیری عملکرد دارند و از این طریق مزیت رقابتی سازمان را بهبود می­دهند.سیستم کنترل چه ارتباطی با استراتژی­ها و موفقیت سازمان دارد؟ ابزار موفقیت در جامعه رقابتی امروز، داشتن استراتژی­های مناسب و سیستم­های کنترل مدیریت همسو با آنها است. به عبارت دیگر لازمه موفقیت سازمان همسویی سیستم کنترل مدیریت و استراتژی­های سازمان است. این هماهنگی و همسویی بر عملکرد سازمان نیز تاثیر مثبت دارد.سیستم کنترل چگونه بر عملکرد کارکنان تاثیر می­گذارد؟ قسمتی از سیستم­های کنترل در مدیریت کسب و کار به ارزیابی عملکرد کارکنان اختصاص دارد. سیستم­های انگیزشی مبتنی بر عملکرد، جزئی از این سیستم است. اگر چنین سیستمی وجود نداشته باشد نمی‌توان از کارکنان انتظار داشت طبق اهداف شرکت پیش بروند. زیرا بدون ارزیابی دقیق و منصفانه و سیستم تشویق و پاداش عادلانه، عملکرد ضعیفی خواهند داشت. البته باید توجه نمود که سیستم کنترل و ارزیابی نباید باعث فشار بیش از حد به کارکنان گردد، در این صورت نتایج نامطلوب زیادی به بار خواهد آمد. 

به چه شکلی از کنترل در کسب و کارتان نیازمندید؟

همان طور که گفته شد کنترل یکی از وظایف اصلی مدیریت است. انواع کنترل در مدیریت بر اساس مصادیق، شاخص­ها و ابزارهای مورد استفاده تغییر می­کنند. برخی از اشکال کنترل عبارتند از: کنترل رسمی و غیر رسمی، کنترل عمل و نتیجه، کنترل مالی و غیر مالی.سیستم کنترل مدیریت همچنین دارای دو بعد تشخیصی و تعاملی است. سیستم کنترل تشخیصی مانند صفحه کنترل هواپیما، به مدیر این امکان را می­دهد که علایم غیر عادی را تشخیص داده و بخش­های مختلف سازمان را از حیث سلامت و نحوه عملکرد تحت کنترل داشته باشد.سیستم مدیریت تعاملی با همکاری همه اعضای سازمان، برنامه­های پویایی را برای عکس‌العمل مناسب به مسائل، چالش­ها، تهدیدها و شرایط نااطمینانی فراهم می­کند. در این سیستم مدیران به طور منظم در جریان تصمیمات کارکنان قرار می­گیرند.حال باید دانست کدام نوع از سیستم کنترل مدیریت برای یک سازمان مناسب و موثر است. پاسخ این سوال تاثیر زیادی در موفقیت سازمان خواهد داشت. به عنوان مثال تحقیقات نشان می­دهد در شرکت­هایی که بر کاهش هزینه تمرکز دارند، سیستم مدیریت کنترل مالی تاثیر بیشتری بر عملکرد دارد. همچنین استفاده همزمان و متعادل از سیستم کنترل تشخیصی و تعاملی به افزایش توانمندی سازمان می­­انجامد در حالی که افراط و تفریط در این زمینه فشار منفی بر توانمندی­ها وارد می­آورد.نکته بعد تنوع سیستم­های کنترلی در یک شرکت و سازمان است. ممکن است شرکت روی برخی شاخص­ها کنترل رسمی داشته باشد و روی برخی دیگر، کنترل­های غیر رسمی را ترجیح دهد. به عنوان مثال در شرکت­هایی که بر استراتژی تمایز محصول تاکید دارند، معمولا بر روی قیمت محصول کنترل غیر رسمی وجود دارد اما بر روی شاخص­هایی مانند بودجه کنترل­های رسمی و قوی حاکم است.بنابراین یکی از وظایف مدیریت این است که بهترین و موثرترین سیستم کنترلی را برای سازمان خود شناسایی و پیاده­سازی نماید.

مراحل کنترل

بعد از اینکه برنامه­ها و استراتژی­های سازمان تدوین شد، اصلی­ترین وظیفه مدیر اجرایی کردن آنهاست. در این راستا مدیریت وظیفه دارد فعالیت­های دیگران را هدایت نموده و اطمینان حاصل کند که دیگران کاری را که باید انجام شود، انجام می­دهند. این مفهوم اصلی کنترل در مدیریت کسب و کار است.انواع کنترل در مدیریت شامل پنج مرحله اصلی است: ایجاد استانداردها، اندازه­گیری عملکرد بر مبنای استانداردها، مقایسه عملکرد واقعی با استانداردها، تجزیه و تحلیل انحرافات و اصلاح انحرافات از خط اصلی استانداردها.استانداردها مانند اهدافی هستند که به یک بخش خاص یا عضو تیم واگذار می­گردند. این استانداردها می­توانند ملموس باشند مانند هزینه و سود؛ می­توانند غیرملموس باشند مانند نگرش کارگر. در هر حال برای اطمینان از تحقق این استانداردها باید معیارهای اندازه­گیری تعریف شوند. بر اساس این معیارها می­توان عملکرد را قضاوت و نتایج را ارزیابی نمود.مقایسه عملکرد بخش سوم از سیستم کنترل مدیریت است که میزان انحراف از استانداردها را تعیین می­کند. اگر همه چیز طبق برنامه و استاندارد پیش رود عالی خواهد بود اما معمولا این طور نیست. مدیر باید تشخیص دهد که آیا اختلافات قابل چشم پوشی هستند یا خیر. در گام چهارم باید معلوم شود که چه چیزی باعث ایجاد این اختلافات شده است. بعد از تجزیه و تحلیل انحرافات و پیدا کردن علت آنها، مدیر باید طرحی را تنظیم کند که در آن اقدامات اصلاحی لازم و فوریت هر کدام تعیین گردند. ممکن است برنامه­ها یا فرآیندها نیاز به اصلاح داشته باشند.در این قسمت به طور خلاصه مراحل اصلی کنترل ذکر شد. برای انجام صحیح این پنج مرحله مدیر باید روند کاری سازمان را از ابتدا تا انتها تحت پایش و نظارت داشته و توانمندی لازم جهت انجام وظایف خود را کسب نماید.

آموزش سیستم­های کنترل مدیریت در دوره dba

همان طور که گفته شد مدیران برای تشخیص و پیاده­سازی بهترین سیستم کنترل مدیریت، به آموزش تخصصی نیاز دارند. یکی از دروس و سرفصل­های مهم در دوره dba، سیستم­های کنترل مدیریت و مدیریت استراتژیک پیشرفته است. فراگیران در این دوره با انواع سیستم­های کنترل آشنا شده و مصادیق و شاخص­های آنها را می­آموزند. همچنین یاد می­گیرند که هر سیستم برای چه نوع سازمانی مناسب­تر است و چگونه می­توان آنها را پیاده­سازی نمود.دوره dba، مخفف عبارت Doctorate of Business Administration، به معنای دکترای حرفه­ای مدیریت کسب و کار بوده و پیش نیاز این دوره، دوره mba است.دوره مدیریت کسب و کار به آموزش و تربیت نیروی کار متناسب با تغییرات بازار کار می­پردازد. اولین مدرک این دوره در دانشگاه هاروارد آمریکا، در سال 1908 اعطا شد. در این زمان موج صنعتی شدن، تغییرات و چالش­های زیادی را برای کسب و کارهای مختلف ایجاد کرد. از آن جایی که مواجهه صحیح در مقابل این تغییرات و چالش­ها نیازمند آموزش­های اختصاصی بود، لزوم دوره آموزشی ویژه برای مدیران و مشاوران ارشد احساس شد. آموزش­های کاربردی که بتواند مهارت­های جدید را در رهبران، مدیران، صاحبان مشاغل کوچک و بزرگ و کارکنان آنها پرورش دهد.این دوره آموزشی بعد از مدت کوتاهی در سراسر آمریکا، کانادا، کشورهای اروپایی و آسیایی گسترش یافت. دوره مدیریت کسب و کار بیش از ده سال است که در ایران توسط دانشگاه­های بزرگ مانند دانشگاه تهران برگزار می­گردد. دوره­ها معمولا یک ساله و به صورت حضوری یا آنلاین ارائه می­شود. فراگیران این دوره­ها اغلب مدیران ارشد و میانی سازمان­ها و همچنین فارغ التحصیلان دانشگاهی علاقه­مند به مباحث و مشاغل مدیریتی هستند.