ارتباط به طور ساده کلید مدیریت یک کسب و کار است. در حقيقيت مي توان عملكرد مديريت را از طريق چگونگي برقراري ارتباط، بيان ايده، همكاري و حل و فصل مشكلات ارزیابی کرد.
متاسفانه، عدم توجه به مساله ارتباطات، هزينه اكثر سازمان‌ها را تا حد زیادی افزايش مي دهد. تحقيقي از SIS نشان مي دهد كاركنان در مجموع 17.5 ساعت از هفته خود را به مسائل ارتباطي اختصاص مي دهند. علاوبر اين، به طور ميانگين كاركنان 4.5 ساعت در روز (20.5 ساعت در هفته ) به چك كردن ايميل‌ها و پیام‌های خود در اینترنت مي پردازند. همچين كاركنان 40 در صد از وقت كار خود را به شركت در جلسات، وظايف اداري و مداخلات اختصاص مي دهند.
همه آنچه در بالا گفته شد را مي توان در يك مشكل هزینه‌بر خلاصه کرد: ارتباطات ضعيف
چگونه عملكرد سيستم مديريتي را از طريق ارتباط بهتر، بهبود ببخشيم؟
۱. فضايي باز و صادقانه ايجاد كنيد.
بايد زمينه‌اي ايجاد شود كه شما و كارمندانتان در برقراري ارتباط با يكديگر احساس راحتي كنيد. اين فضا فرصتي براي به اشتراك گذاشتن ايده ها، بیان سوالات و نظرات و همچنین ميدهد هم چنين توانايي حل و فصل مشكلات، دريافت بازخورد و حمايت كردن كارمندان را فراهم می‌اورد. طبق تحقیقاتی که در موسسه جهاني McKinseyانجام شده؛ زماني كه كارمندان احساس مي كنند كه مي توانند با مديران خود ارتباط برقرار كنند عملكرد آنها بين 20 تا 25 درصد افزايش ميابد.
۲. به ياد داشته باشيد ارتباط يك خيابان دو طرفه است.
ارتباط به اين معنی نيست كه شما پيامي را از طريق بلندگو به كاركنان خود ارسال كنيد. در نظر داشته باشید احترام قائل شدن براي كارمندان یک ارتباط دوطرفه است. اگر نوع ارتباط شما با كارمندان يك ارتباط یکطرفه است، در نوع ارتباط خود با کارمندان تجدید نظر کنید.
علاوه بر اين، بسيار حياتي است كه به آنچه كه بيان مي كنيد عمل نماييد. اگر شما نقدي را از كارمند خود دريافت مي كنيد بسيار مهم است كه نشان دهيد آن را جدي گرفته ايد. تغييرات را انجام دهيد و آنها را به وضوح نشان دهيد؛ در اين صورت كارمندتان احساس مي كند كه شنيده شده است.
قبل از فرا رسيدن مناسبت ها و انجام بعضي از تغيیرات، آنها را در جريان بگذاريد. اگر در برقراري ارتباط احساس راحتي نمي كنيد؛ در كلاسها و دوره هايي كه مهارتهاي ارتباطی شما را پرورش مي دهند شركت كنيد.
3.در نظر بگيريد كارمندان شما مسئوليت‌هايي هم خارج از كار برعهده دارند.
هيچ چيز مانند حمايت و پشتيباني شما در هنگامي كه اتفاقاتی تلخ یا شیرین در زندگي رخ مي دهند؛ بر ايجاد اعتماد و احترام كارمندان تاثير گذار نيست. شايد يكي از اعضاي خانواده كارمندتان بيمار است، شايد خود كارمندتان بيمار است.
كاهش بهره وري و دور شدن از اهداف براي هر كارمندي رخ ميدهد؛ حتي براي بهترين آنها. در اين زمان راههاي ارتباطي را باز بگذاريد و مطئن شويد كه آنها حمايت و پشتباني شده اند. به آنها پيشنهاد كمك کنید تا بتوانند به عملکرد هميشگي خود بازگردند. حتی در صورت امکان گزينه كار در منزل را پيشنهاد دهيد؛ احوال آنها را در نظر بگيريد و ببينيد چگونه مي توانيد به آنها كمك كنيد.
۴. به كارمندان خود قدرت دهيد.
هيچ چيز اثربخش‌تر از انگيزه دادن به فرد براي رسيدن به اهدافش نيست. اجازه دهید کارمندان شما اهداف حرفه ای و اميال خود را تعیین کنند(البته كه مي توانيد آنها را در جهت چشم انداز سازمان و چشم انداز خودشان راهنمايي كنيد). آنها را از طریق ایجاد بستری برای آموزش و اختصاص زمان برای یادگیری حمايت و پشتيباني كنيد.
كمترين نظارت را بر کارمندانی كه می‌خواهند از عهده پروژه اي بر بيایند نشان دهيد. منابعي كه آنها براي موفقيت نياز دارند در اختيارشان قرار دهيد. از طريق قرار دادن پاداش؛ افرادي را كه بيشترين پيشرفت کاری را داشته اند، تشويق كنيد.
۵. خود را در دسترس قرار دهيد.
هيچ كدام از اين مراحل كارگر نخواهند افتاد اگر كارمندان فكر كنند كه شما براي آنها وقت نداريد. و زماني كه آنها از شما وقتي براي صحبت كردن مي خواهند و شما قراري را براي سه هفته بعد تنظيم نماييد پيام شما را رسا و واضح دريافت خواهند كرد. اين امر براي شما در زماني كه بسيار مشغول هستيد و وقت كمي داريد دشوار است اما اين چيزي است كه لااقل از عهده رييس منابع انساني برمی‌آید؛ شما نمي توانيد زمان خود را افزابش دهيد اما مي توانيد از حجم كار خود بكاهيد. تعداد بسيار زيادي نرم افزار وجود دارند كه با قرار دادن كارهاي روزانه خود در آنها مي توانيد زمان زيادي را ذخيره كنيد.
با اتوماتیک كردن كارهايي كه قابلیت آنها وجود دارد وقت خود را آزاد كنيد، يك صندوق پيشنهادات در خارج از دفتر خود قرار دهيد و بصورت مداوم آن را چک کنید.
۶. با ديگران ارتباط بگيريد.
افزايش عملكرد مديريت از طريق ارتباطات فقط به ارتباط با شما وابسته نيست. براي موفق شدن كارمندانتان، آنها نياز به همفكري و تخصص همكاران خود نيز دارند. ترويج همكاري و ارتباط بين بخشي به كارمندان كمك مي‌كند كه راه حل خلاقانه‌اي براي مسائل در زمان مشخص پيدا نمايند. اینترانت راه عالي براي متصل كردن دپارتمان‌هاي مختلف و با جغرافیای متفاوت است.
از هرچيزي براي برقراري ارتباط كارمندان و به اشتراك گذاشتن ايده ها استفاده كنيد و اطمینان داشته باشید که این کار باعث ایجاد نوآوری می شود. چيدمان دفتر را جهت ترويج ارتباط بيشتر تغيير دهيد. تشويق به كار تيمي كنيد. براي كارمندان جديد جلسه معارفه بگذاريد. فرصتي براي ارتباط بيشتر در خارج از محل كار ايجاد كنيد به طور مثال (ناهار ، قرارهاي خارج از كار) ، گفتگوي صميمانه و خودماني را منع نكنيد.بر روي ابزار هاي ارتباطي و شبکه‌های اجتماعی سرمايه گذاري كنيد..
منبع: emplo
