حفظ منابع انسانی از عوامل اصلی بقاء، سلامت و رمز موفقیت هر کسب‌و‌کاری است. نگهداشت افراد نمونه در هر کسب‌و‌کاری باعث جذب مشتری، برنامه‌ریزی موثر و افزایش دانش و درآمد در آن کسب و کار می‌شود. به بیانی دیگر شما نمی‌توانید به سمت اهداف سازمانی‌تان حرکت نمائید در صورتی که موتور محرکه خود را از دست داده‌اید!
دلیل اهمیت حفظ منابع انسانی برای سازمان‌ها چیست؟ روش‌ها و رویکردهای موثر در حفظ منابع انسانی کدام‌اند؟ عدم حفظ و نگهداشت منابع انسانی چه مضراتی می‌تواند برای سازمان به همراه داشته باشد؟
اهمیت حفظ منابع انسانی:
یکی از دغدغه‌های مهم این روزهای سازمان‌ها، حفظ منابع انسانی است.
اگر از بعد مالی نگاهی به موضوع بیاندازیم درخواهیم یافت که از دست دادن کارکنان کارآمد و نمونه می‌تواند چه هزینه‌های سنگینی را متحمل سازمان‌ها نماید. از جمله این هزینه‌ها می‌توان به هزینه‌های جستوجو، استخدام، آموزش کارکنان جدید و… اشاره نمود. البته که نمی‌شود از مسئولیت‌های اضافی که در طول مدت جذب نیروی جدید بر سایر کارکنان تحمیل می‌شود و خود می‌تواند سبب عدم اطمینان سایر کارکنان شود، غافل بود.
با توجه به آنکه نیروی انسانی مهمترین نقش را در تولیدات و ارائه خدمات ایفا می‌کند لذا همواره توصیه بر آن بوده است که سازمان‌ها نهایت تلاش خود را برای حفظ منابع انسانی انجام دهند. چراکه پایه‌ریزی برنامه‌های موثر و رسیدن به اهداف سازمانی، بدون در نظر گرفتن یک پشتوانه‌ی منابع انسانی کارآمد امری بیهوده قلمداد خواهد شد.
حال اگر سازمانی در حفظ منابع انسانی خود غفلت نماید چه مضراتی را می‌بایست انتظار کشد؟
مضرات عدم حفظ منابع انسانی:
طبیعتا عدم حفظ و نگهداشت منابع انسانی منجر به ایجاد صدماتی بر پیکره سازمان‌ها می‌شود، البته این زیان‌ها بنا به نوع فعالیت و ماهیت سازمان و شرکت‌ها متفاوت خواهند بود. از جمله زیان‌هایی که می‌توان به آن اشاره نمود:
- بالا رفتن هزینه‌های جستوجو:
از جمله زیان‌ها و مخارج پیش‌بینی نشده‌ای بر سازمان‌ها تحمیل می‌شود، می‌توان به هزینه‌های مربوط به جست‌وجوی نیروی انسانی جدید اشاره نمود. البته اگر به دنبال بهترین گزینه‌ی ممکن برای انتخاب و استخدام هستید قطعا باید انتظار هزینه‌های بیشتری را نیز داشته باشید.
- کاهش سطح اطمینان شغلی:
از این عامل به عنوان مهمترین عامل در ترک شغل کارکنان در منابع انسانی یاد می‌شود.
زمانی که اقدامی برای حفظ و نگهداشت نیروی انسانی انجام نشود، پایین آمدن سطح اطمینان میان کارکنان تبدیل به امری طبیعی می‌شود. بنابراین؛ این روند منجر به کاهش سطوح فرهنگ سازمانی می‌شود و به تبع سطح کارایی در عملکرد سازمان کاهش می‌یابد.
- افزایش زیان‌های مالی سازمان:
زیان‌های مالی وارد شده به سازمان یکی دیگر از مضراتی است که در نتیجه عدم حفظ و نگهداشت منابع انسانی به وجود می‌آید. عدم حفظ نیروی انسانی بالاخص حفظ مدیران سطوح میانی سازمان منجر به زیان مالی خواهد شد. از دست دادن یک مدیر میانی باعث از دست دادن حقوق سالانه او می شود که خود یک زیان مالی برای سازمان تلقی می‌شود.
- از دست رفتن زمان و هزینه‌های آموزش:
نیروی انسانی که در هر سازمان فعالیت می‌کند تحت آموزش های متعددی قرار گرفته است تا به یک نیروی انسانی کارآمد تبدیل گردد. حال عدم حفظ نیروی انسانی فعلی منجر به استخدام نیروی انسانی جدیدی می شود که نیازمند آموزش و صرف هزینه‌های مجدد دیگر است و بدین ترتیب زمان و آموزش هایی که برای نیروی انسانی قبلی صرف شده است کاملا از دست خواهد رفت.
- دانش از دست رفته:
فارغ از هزینه و زمانی که برای آموزش نیروی انسانی جدید صرف می شود؛ ذخیره دانش سازمان نیز در اثر عدم حفظ و نگهداشت منابع انسانی از بین می رود. در نتیجه؛ دانش درون سازمانی تخلیه شده و منجر به تحمل ضرر های زیادی خواهد شد.
وظایف بخش مدیریت منابع انسانی:
به منظور حفظ و نگهداشت منابع انسانی نیاز است تا بخش مدیریت منابع انسانی سازمان وظایف خود را به درستی انجام دهد. در غیر این صورت سازمان‌ها باید متحمل زیان‌های وارده شوند. از جمله وظایف بخش مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها از این قرار است:
- تبیین آموزش های مناسب و کارآمد برای کارکنان؛
نداشتن دانش و عدم آموزش مناسب به کارکنان منجر به تخلیه نیروی انسانی می شود.
گاهی عدم آموزش کافی منجر به عدم نگهداشت نیروی انسانی می شود. اگر خواهان عملکرد بهینه از کارکنان خود هستید می‌بایست به آنها آموزش‌های کارآمد را ارائه دهید.
همچنین ایجاد فرصت‌ها و وظایف چالش برانگیز برای کارمندان باعث افزایش انگیزه در میان آنان خواهد شد. در این حالت کارکنان به افزایش فعالیت و کارایی ترغیب می‌شوند و کمتر به ترک محل کار تمایل پیدا می‌کنند.
- انتخاب کارکنان مناسب:
منظور از کارکنان مناسب انتخاب افرادی است که دارای تخصص، مهارت و علاقه در کار خود هستند. به همین جهت باید در زمان انتخاب کارکنان به این مسئله توجه داشت.
- مطرح کردن مسائل کارکنان در سازمان:
همه کارمندان و کارکنان سازمان‌ها دارای مسائل و مشکلاتی در کار خود هستند. همچنین ممکن است از مسائلی شاکی باشند. بخش منابع انسانی باید در زمینه حل این مشکلات فعال و کارآمد باشد.
- دادن انگیزه به کارکنان:
مادامی که از سوی کارفرما یا سازمان به کارکنان انگیزه کافی داده شود شاهد افزایش کارایی و بیشتر شدن نیروی آنها در انجام فعالیت‌هایشان خواهیم بود.
برای حفظ منابع انسانی توجه به این مهم ضرورت بسیار دارد؛ زیرا راهکار بسیار کارآمدی برای جلوگیری از عدم ترک محیط کار توسط کارکنان است.
- نظام بازبینی عملکرد کارکنان:
دادن وظایف یکنواخت به کارکنان و عدم ایجاد انگیزه در آنها موجب سکونِ رشد و یادگیری در آنها خواهد شد. استفاده از گردش شغلی به تناسب محیط کاری و نوع فعالیت کارکنان در حفظ منابع انسانی بسیارمهم است.
راهکارهای حفظ منابع انسانی:
برای حفظ منابع انسانی لازم است تا سازمان ها اصولی را رعایت نمایند که به آنها راه‌های حفظ منابع انسانی گفته می‌شود. با به کار بردن هر یک از راه‌حل‌های موجود می توان حفظ منابع انسانی را تا حدود زیادی افزایش داد.
- ایجاد فرصت رشد و ارتقا
- ایجاد فرصت‌های آموزشی مرتبط با حوزه کاری و فعالیتی
- برخورد منصفانه با کارکنان
- بهره مندی از استعداد های شخصی
- فراهم کردن بستر آزادی بیان
- ارتقای کیفیت نظارت و شفافیت در نظارت
موارد فوق از جمله مهمترین راهکارهای حفظ منابع انسانی هستند.
رعایت این نکات مهم باعث حفظ منابع انسانی خواهد شد و از ترک بهترین کارکنان در سازمان‌ها جلوگیری خواهد نمود.
- به یاد داشته باشید لازم است تا اطمینان حاصل شود که کارمندان از انتظارات مدیران با خبر هستند. بایستی توقعات و خواسته‌های مدیران در یک راستا و ثابت باشند تا کارمندان بهتر بتوانند آنها را درک کنند.
طبق آمار بیشتر کارکنان به خاطر سرپرست‌ها و مدیران محیط کار خود را ترک می کنند. نبود شفافیت در انتظارات مدیران، نبود بازخورد درباره عملکرد و … از موارد مورد شکایت کارکنان می باشند. محیط‌هایی که کارمندان به صورت کاملا آزادانه قادر به بیان نظرات خود هستند باعث می شود تا ایده های کاربردی و جالب تبادل شود. نتیجه آن خواهد بود که در چنین محیط‌هایی کارکنان از نقد شدن نخواهند ترسید.
- استفاده از مهارت و استعداد کارمندان و اجازه خلاقیت و نوآوری دادن به آنها در زمینه فعالیت کاری خود قطعا دارای بازخورد مثبتی است. لذا مدیران می‌بایست در مورد تجربه و استعداد و مهارت های کارمندان خود اطلاعات داشته باشند و بتوانند از آن استفاده نمایند.
- برخورد رفتاری منصفانه با همه کارمندان و حفظ تعادل در برخورد با همه، باعث ایجاد احساس بهتر در میان کارمندان می شود.
ترفیع به کارمندهای تازه وارد و یا پرداخت کمیسیون بیشتر به نمایندگی‌های فروش جدید باعث ایجاد نارضایتی کارکنان دیگر می شود و نهایتا ترک نیروی های قدیمی و عدم حفظ منابع انسانی در سازمان را به همراه خواهد داشت. از طرفی ایجاد فرصت های جدید برای کارمندان باعث رشد و نمو آنها می‌شود. لذا مدیران باید فرصت‌های یادگیری و آموزشی را برای کارکنان خود فراهم آورند.
- برقراری ارتباط کافی میان مدیران ارشد و کارمندان جزء باعث ایجاد صمیمیت و همکاری خواهد شد. ایجاد فشار روانی و تهدید فرصت شغلی کارمندان از سوی مدیران و یا سرپرستان عملی منفی در حفظ و نگهداشت منابع انسانی است.
- عدم احساس امنیت باعث کاهش کارایی کارکنان و در نتیجه باعث ترک سازمان از سوی آنها خواهد شد.
جمع بندی:
اگر می‌خواهید هزینه‌ها را بدون کاهش هزینه‌ها کاهش دهید، باید خلاق باشید!
همانطور که در این مقاله به صورت مفصل به آن پرداخته شد؛ یکی از هزبنه‌های پیش‌بینی نشده برای سازمان‌ها؛ هزینه‌هایی است که به تبع خروج افراد از سازمان بر سازمان تحمیل می‌شود و این درحالی است که با مقداری خلاقیت و دقت عمل می‌توان از این امر در سازمان اجتناب نمود و تا حد خیلی زیادی این هزینه‌ها را کاهش داد.
و نهایتا چند راهکار ساده اما مهم:
- کارکنان کارآمد را شناسایی و حمایت کنید.
- نبض ابتکارات آموزشی خود را حفظ کنید.
- اتوماسیون اداری را وارد سازمان خود کنید.
- استعدادهای درون سازمان خود را ارتقا دهید.
به یاد داشته باشید کارهای ساده و هزینه‌هایی که برای نگهداشت و حفظ منابع انسانی خود انجام می‌دهید نتایج بسیار بزرگ و ارزشمندتری به همراه خواهد داشت.
