کنترل یکی از وظایف و کارکردهای اصلی یک مدیر در هر کسب و کاری است. سیستمهای کنترل مدیریت انواع و اشکال مختلفی داشته و هر کدام برای نوعی از کسب و کار تناسب و تاثیر مثبت خواهند داشت. مدیر وظیفه دارد بهترین شکل کنترل را برای سازمان خود انتخاب و به بهترین نحو پیاده سازی نماید. در غیر این صورت موفقیت و بقای کسب و کار با تهدید جدی مواجه میگردد. برای رسیدن به بهترین سیستم کنترل در مدیریت کسب و کار، همه مدیران نیازمند آموزش متناسب با تغییرات سریع دوران معاصر هستند.
منظور از کنترل در مدیریت چیست؟
منظور از کنترل در مدیریت کسب و کار مجموعه اقدامات نظام‌مندی است که میزان تطابق فرآیندهای سازمان را با اهداف، استانداردها و برنامه‌های تعیین شده می‌سنجد؛ میزان پیشرفت را در سطوح مختلف ارزیابی کرده و به تجزیه و تحلیل انحرافات میپردازد. همچنین برای پیشبرد بهتر اهداف، اقدامات اصلاحی و نیازهای آینده را نیز بررسی میکند.
کنترل، ابزاری برای شناخت واقعیت است نه ابزاری منفی برای محدود کردن. کنترل به مدیران این امکان را میدهد که کمبودها و نواقص را شناسایی کرده و مانع ایجاد ناهنجاری‌ها شوند. سیستم کنترل مدیریت یکی از ابزارهای اساسی مدیریت عملکرد هر سازمان است. به عبارت دیگر مدیریت خوب مستلزم سیستمهای کنترل مدیریت موثر است.
کنترل موثر در کسب و کار، دارای ویژگی‌های خاصی است. این نوع کنترل مقارن با برنامه‌ریزی انجام میشود طوری که بدون برنامه‌ریزی دقیق، کنترل معنا و فایده‌ای نخواهد داشت. کنترل فرایندی پویا است و هر جا لازم باشد تغییر میکند. کنترل همان قدر که به عملکرد گذشته نظارت دارد، چشم انداز آینده را نیز مدنظر قرار میدهد. به عبارت دیگر اگر برنامه‌ها یا فرآیندها معطوف به چشم‌انداز آینده نیستند، آنها را بازنگری و اصلاح میکند. کنترل پروسه‌ای فراگیر است و توسط مدیران سطوح مختلف انجام میشود.
ضرورت سیستمهای کنترل در مدیریت کسب و کار
اگر تمام افراد و اعضای سازمان همیشه بهترین کارها را انجام می‌دادند، دیگر نیازی به کنترل و حتی مدیریت نبود. اما چون برخی پرسنل نمی‌توانند و یا نمی‌خواهند به نفع سازمان عمل کنند؛ برخی نمی‌دانند چه انتظاراتی از آنها وجود دارد؛ برخی توانمندی یا اطلاعات لازم را برای انجام وظایف خود ندارند؛ بنابراین باید مجموعه‌ای از کنترل‌ها برای محافظت در برابر رفتارهای نامطلوب و هنچنین تشویق برای اقدامات مطلوب صورت گیرد. پس به راحتی میتوان نتیجه گرفت سیستم کنترل مدیریت برای ماندگاری هر کسب و کاری ضروری است.
فواید سیستمهای کنترل در مدیریت کسب و کار
هدف هر سازمان بقا، رشد و سودآوری مناسب است. برای این منظور باید مزیت رقابتی کارآمد بدست آورده و آن را بهبود دهد. برای اینکه فواید سیستم کنترل مدیریت (MCS: Management Control System) بر اهداف سازمان و نحوه ارتقاء مزیت‌های رقابتی بررسی کنیم، به چند سوال بر اساس تحقیقات علمی پاسخ می‌دهیم.
سیستم کنترل مدیریت چگونه بر مزیت رقابتی سازمان تاثیر دارد؟ پژوهشگران به این نتیجه رسیده‌اند سیستمهای کنترل مدیریت موثر، تاثیرات مثبتی بر توانمندی‌های سیستم اندازهگیری عملکرد دارند و از این طریق مزیت رقابتی سازمان را بهبود می‌دهند.
سیستم کنترل چه ارتباطی با استراتژی‌ها و موفقیت سازمان دارد؟ ابزار موفقیت در جامعه رقابتی امروز، داشتن استراتژی‌های مناسب و سیستمهای کنترل مدیریت همسو با آنها است. به عبارت دیگر لازمه موفقیت سازمان همسویی سیستم کنترل مدیریت و استراتژی‌های سازمان است. این هماهنگی و همسویی بر عملکرد سازمان نیز تاثیر مثبت دارد.
سیستم کنترل چگونه بر عملکرد کارکنان تاثیر میگذارد؟ قسمتی از سیستمهای کنترل در مدیریت کسب و کار به ارزیابی عملکرد کارکنان اختصاص دارد. سیستمهای انگیزشی مبتنی بر عملکرد، جزئی از این سیستم است. اگر چنین سیستمی وجود نداشته باشد نمی‌توان از کارکنان انتظار داشت طبق اهداف شرکت پیش بروند. زیرا بدون ارزیابی دقیق و منصفانه و سیستم تشویق و پاداش عادلانه، عملکرد ضعیفی خواهند داشت. البته باید توجه نمود که سیستم کنترل و ارزیابی نباید باعث فشار بیش از حد به کارکنان گردد، در این صورت نتایج نامطلوب زیادی به بار خواهد آمد.
به چه شکلی از کنترل در کسب و کارتان نیازمندید؟
همان طور که گفته شد کنترل یکی از وظایف اصلی مدیریت است. انواع کنترل در مدیریت بر اساس مصادیق، شاخص‌ها و ابزارهای مورد استفاده تغییر می‌کنند. برخی از اشکال کنترل عبارتند از: کنترل رسمی و غیر رسمی، کنترل عمل و نتیجه، کنترل مالی و غیر مالی.
سیستم کنترل مدیریت همچنین دارای دو بعد تشخیصی و تعاملی است. سیستم کنترل تشخیصی مانند صفحه کنترل هواپیما، به مدیر این امکان را میدهد که علایم غیر عادی را تشخیص داده و بخش‌های مختلف سازمان را از حیث سلامت و نحوه عملکرد تحت کنترل داشته باشد.
سیستم مدیریت تعاملی با همکاری همه اعضای سازمان، برنامه‌های پویایی را برای عکس‌العمل مناسب به مسائل، چالش‌ها، تهدیدها و شرایط نااطمینانی فراهم میکند. در این سیستم مدیران به طور منظم در جریان تصمیمات کارکنان قرار میگیرند.
حال باید دانست کدام نوع از سیستم کنترل مدیریت برای یک سازمان مناسب و موثر است. پاسخ این سوال تاثیر زیادی در موفقیت سازمان خواهد داشت. به عنوان مثال تحقیقات نشان میدهد در شرکت‌هایی که بر کاهش هزینه تمرکز دارند، سیستم مدیریت کنترل مالی تاثیر بیشتری بر عملکرد دارد. همچنین استفاده همزمان و متعادل از سیستم کنترل تشخیصی و تعاملی به افزایش توانمندی سازمان می‌انجامد در حالی که افراط و تفریط در این زمینه فشار منفی بر توانمندی‌ها وارد می‌آورد.
نکته بعد تنوع سیستمهای کنترلی در یک شرکت و سازمان است. ممکن است شرکت روی برخی شاخص‌ها کنترل رسمی داشته باشد و روی برخی دیگر، کنترل‌های غیر رسمی را ترجیح دهد. به عنوان مثال در شرکت‌هایی که بر استراتژی تمایز محصول تاکید دارند، معمولا بر روی قیمت محصول کنترل غیر رسمی وجود دارد اما بر روی شاخص‌هایی مانند بودجه کنترل‌های رسمی و قوی حاکم است.
بنابراین یکی از وظایف مدیریت این است که بهترین و موثرترین سیستم کنترلی را برای سازمان خود شناسایی و پیاده‌سازی نماید.
مراحل کنترل
بعد از اینکه برنامه‌ها و استراتژی‌های سازمان تدوین شد، اصلی‌ترین وظیفه مدیر اجرایی کردن آنهاست. در این راستا مدیریت وظیفه دارد فعالیت‌های دیگران را هدایت نموده و اطمینان حاصل کند که دیگران کاری را که باید انجام شود، انجام می‌دهند. این مفهوم اصلی کنترل در مدیریت کسب و کار است.
انواع کنترل در مدیریت شامل پنج مرحله اصلی است: ایجاد استانداردها، اندازهگیری عملکرد بر مبنای استانداردها، مقایسه عملکرد واقعی با استانداردها، تجزیه و تحلیل انحرافات و اصلاح انحرافات از خط اصلی استانداردها.
استانداردها مانند اهدافی هستند که به یک بخش خاص یا عضو تیم واگذار می‌گردند. این استانداردها میتوانند ملموس باشند مانند هزینه و سود؛ میتوانند غیرملموس باشند مانند نگرش کارگر. در هر حال برای اطمینان از تحقق این استانداردها باید معیارهای اندازهگیری تعریف شوند. بر اساس این معیارها میتوان عملکرد را قضاوت و نتایج را ارزیابی نمود.
مقایسه عملکرد بخش سوم از سیستم کنترل مدیریت است که میزان انحراف از استانداردها را تعیین میکند. اگر همه چیز طبق برنامه و استاندارد پیش رود عالی خواهد بود اما معمولا این طور نیست. مدیر باید تشخیص دهد که آیا اختلافات قابل چشم پوشی هستند یا خیر. در گام چهارم باید معلوم شود که چه چیزی باعث ایجاد این اختلافات شده است. بعد از تجزیه و تحلیل انحرافات و پیدا کردن علت آنها، مدیر باید طرحی را تنظیم کند که در آن اقدامات اصلاحی لازم و فوریت هر کدام تعیین گردند. ممکن است برنامه‌ها یا فرآیندها نیاز به اصلاح داشته باشند.
در این قسمت به طور خلاصه مراحل اصلی کنترل ذکر شد. برای انجام صحیح این پنج مرحله مدیر باید روند کاری سازمان را از ابتدا تا انتها تحت پایش و نظارت داشته و توانمندی لازم جهت انجام وظایف خود را کسب نماید.
آموزش سیستمهای کنترل مدیریت در دوره dba
همان طور که گفته شد مدیران برای تشخیص و پیاده‌سازی بهترین سیستم کنترل مدیریت، به آموزش تخصصی نیاز دارند. یکی از دروس و سرفصل‌های مهم در دوره dba، سیستمهای کنترل مدیریت و مدیریت استراتژیک پیشرفته است. فراگیران در این دوره با انواع سیستمهای کنترل آشنا شده و مصادیق و شاخصهای آنها را میآموزند. همچنین یاد میگیرند که هر سیستم برای چه نوع سازمانی مناسب‌تر است و چگونه میتوان آنها را پیاده‌سازی نمود.
دوره dba یک دوره حرفه‌ای مدیریت کسب و کار بوده و پیش نیاز این دوره، دوره mba است.
دوره مدیریت کسب و کار به آموزش و تربیت نیروی کار متناسب با تغییرات بازار کار میپردازد. اولین مدرک این دوره در دانشگاه هاروارد آمریکا، در سال 1908 اعطا شد. در این زمان موج صنعتی شدن، تغییرات و چالش‌های زیادی را برای کسب و کارهای مختلف ایجاد کرد. از آن جایی که مواجهه صحیح در مقابل این تغییرات و چالش‌ها نیازمند آموزش‌های اختصاصی بود، لزوم دوره آموزشی ویژه برای مدیران و مشاوران ارشد احساس شد. آموزش‌های کاربردی که بتواند مهارت‌های جدید را در رهبران، مدیران، صاحبان مشاغل کوچک و بزرگ و کارکنان آنها پرورش دهد.
این دوره آموزشی بعد از مدت کوتاهی در سراسر آمریکا، کانادا، کشورهای اروپایی و آسیایی گسترش یافت. دوره مدیریت کسب و کار بیش از ده سال است که در ایران توسط دانشگاه‌های بزرگ مانند دانشگاه تهران برگزار میگردد. دوره‌ها معمولا یک ساله و به صورت حضوری یا آنلاین ارائه میشود. فراگیران این دوره‌ها اغلب مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها و همچنین فارغ التحصیلان دانشگاهی علاقه‌مند به مباحث و مشاغل مدیریتی هستند.
