فرآیند استخدام مناسب، نقطه عطفی در شناسایی استعدادها و شکلدهی هسته مرکزی مدیریت عملکرد موثر میباشد. در این مقاله، ما نگاهی دقیقتر به فرآیند استخدام نیروی انسانی در شرکتها و مراحل آن خواهیم داشت و روشهایی را برای طراحی شیوههای گزینش کاندیداها معرفی میکنیم. مطالعه این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا با فرآیند و مراحل استخدام نیرو در شرکتها آشنا شوید و بتوانید جهت یافتن و بهکارگیری نیروی انسانی مناسب، تصمیمگیری و برنامهریزی نمایید. همچنین در ادامه مقاله میتوانید بخشی از برنامه راهکار را که کاری از مرکز آموزشهای کاربردی دانشکده مدیریت دانشگاه تهران میباشد، مشاهده نمایید.
فرایند استخدام
فرآیند استخدام شامل جستوجو، یافتن، ارزیابی، گزینش، انتخاب و نهایتاً استخدام کارکنان جدید در یک کسب وکار است. این فرآیند دارای سه بخش کلیدی است: برنامهریزی، استخدام و انتخاب کارکنان. از آنجایی که این فرآیند نیاز به تفکر استراتژیک و عملگرایانه دارد، نیازمند صرف زمان و طی مراحل خاصی است تا به موفقیت برسد.
فرآیند استخدام درصورتیکه کارآمد و مؤثر باشد، میتواند به ارتقای یک کسبوکار کمک کند. اما چرا؟ – به این دلیل که اگر بتوانید آنچه را که به دنبال آن هستید، بیابید و بهترین کاندیداها را برای جایگاه شغلی موردنظر مشخص کنید، در این صورت فرصت پیشی گرفتن از رقبا برای کسبوکار محیا خواهد شد.
مراحل فرایند استخدام
- شناسایی نیازها
در قدم اول فرآیند استخدام، تیم منابع انسانی به همراه سایر تصمیمگیرندگان، باید نیاز استخدامی را به وضوح شناسایی کنند. هنگام بررسی پروژههای آینده، باید برخی از نیازهای استخدامی بلندمدت و کوتاهمدت تعیین شود. در حقیقت درک این موضوع که چه فرد یا افرادی مورد نیاز سازمان هستند، از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر یک جایگاه شغلی جدید ایجاد شده، باید دانست که سازمان دقیقاً به دنبال چه چیزی است و هدف از استخدام در این جایگاه جدید چیست؟ همچنین، این جایگاه مستلزم چه موارد و مهارتهایی برای تصدی این شغل میباشد؟
اگر استخدام نیروی جدید برای جایگزین شدن با فردی در سازمان صورت میگیرد، باید در نظر داشت فرد موردنظر چه مهارتهایی جهت ارائه دارد که برای تصدی این موقعیت شغلی نیاز است و در صورت وجود خلاء مهارتها، چگونه باید آن را پر نمود؟
- برنامهریزی و تعیین ایدهآلها
خلق یک برنامه منظم برای استخدام نه تنها منجر به کاراتر شدن فرآیند استخدام خواهد شد، بلکه باعث میشود فهم درستی از نیازهای کنونی و همچنین آینده سازمان داشته باشیم. همچنین باید مشخص نمود که تجارب، مهارتها و صلاحیتهای ضروری برای این جایگاه شغلی چیست. علاوه براین، باید درنظر داشت که خود سازمان چه مهارتها و آموزههایی را میتواند به فرد مورد نظر آموزش دهد.
- ایجاد و انتشار شرح شغل مورد نیاز
به کارگیری بهترین گزینه برای تصدی شغل معمولاً نیازمند انتشار آگهی استخدامی مناسب است و برای اینکه بتوان آگهی مناسب و جلب نظرکنندهای منتشر نمود، باید هنگام ایجاد شرح شغل، اطمینان حاصل کرد که آن، شامل شرح شرکت، نیازمندیها و الزامات شغلی و وظایف و مسئولیتها باشد. همچنین مهم است که بدانیم چه شخصی و با چه ویژگیهایی را سعی داریم جذب کنیم. به طور کلی یافتن کاندیداهای موردنظر برای تصدی یک جایگاه شغلی، چالش برانگیز است و میبایست از هر زمینهای برای انتشار آگهی استفاده کرد.
- استفاده از روش های گوناگون برای یافتن کاندیداهای شغل
امروزه انتشار فرصتهای شغلی در اینترنت یکی از ضرورتهای هر کسبوکاری برای یافتن افراد مدنظر است. به دلیل گسترش روزافزون استفاده از اینترنت و شبکههای اجتماعی، اولین و آسانترین راه برای انتشار آگهی شغلی، انتشار در فضای مجازی میباشد؛ به همین جهت شرکتها اغلب سعی میکنند با ارسال فرصتهای شغلی خود در فضای مجازی، رسانههای اجتماعی مختلف و یا برخی از سایتهای مخصوص کاریابی، آگهی خود را تا جایی که میتوانند منتشر کنند.
اما بسته به این که مدیریت برای چه موقعیتی به دنبال یافتن فرد مناسب میباشد، همواره تعداد زیادی کاندیدای باکیفیت در بازار نیروی کار حضور ندارند؛ به عبارت دیگر در هر موقعیت شغلی کسانی هستند که بسیار مناسب این جایگاه هستند اما جویای کار نیستند و هنر مدیریت، یافتن این افراد و جلب نظر آنهاست. برای این منظور میتوان به چند طریق عمل نمود؛
- یک راه ساده، این است که از کارمندان کنونی سازمان درخواست شود که آیا شخصی با مشخصات موردنظر سازمان برای معرفی جهت تصدی این جایگاه شغلی میشناسند یا خیر؟ و اگر میشناسند آنها را معرفی نمایند.
- جست وجوی پایگاه داده؛ ممکن است در گذشته و برای موقعیت شغلی مشابه افراد مناسبی برای آن موقعیت درخواست داده باشند که در زمان مورد نظر کم تجربه بودند و یا توانایی کافی نداشتند اما اکنون امکان دارد تمام الزامات شغلی مدنظر ما را داشته باشند، در نتیجه، برقراری ارتباط با این افراد نیز میتواند سودمند باشد.
- استفاده از لینکدین (LinkedIn) ابزاری عالی برای یافتن کاندیداهایی با مجموعه مهارتهای مورد نیاز است.
- میتوان از کلیدواژههای خاصی برای محدود و دقیقتر کردن جستوجو استفاده کرد که به مدیر گزینش و استخدام سازمان، امکان دسترسی به مجموعه گستردهتری از کاندیداهای بالقوه را میدهد. با اینکه به طور قطع همه افراد بالقوه، جویای کار نیستند و ممکن است در جای دیگر مشغول کار باشند، باز هم ارتباط گرفتن با آنها مهم است، چرا که این افراد نیز گاهاً شبکهای از افراد متخصص را میشناسند و میتوانند افرادی را که جویای کار هستند، معرفی نمایند.
- بررسی رزومهها و گزینش متقاضیان تصدی شغل
پس از انتشار شرح شغلی و دریافت رزومهها و پیشنهادات، زمان بررسی و ارزیابی مدارک و رزومههای متقاضیان کار فرا میرسد. در ابتدا باید افرادی که رزومهای غیرمرتبط با انتظارات شغلی مدنظر شرکت دارند، کنار گذاشته شوند و سپس رزومههای مناسب و مربوط را برای ارزیابی و انجام مراحل بعدی انتخاب نمود. اما اینکه چه رزومهای مناسب است و کدام را باید انتخاب نمود، قاعده و قانون خاص خود را دارد. به طور کلی رزومهای خوب و مناسب است که دقیق و صحیح آماده شده باشد و به راحتی قابل مطالعه و بررسی باشد. همچنین رزومه باید با شرح شغلی و کلیدواژههای موردنظر شرکت همخوانی داشته باشد. در بررسی رزومهها باید بیشتر به دنبال دستاوردها بود، چراکه معمولا مسئولیتها میان کاندیداها مشترک است، اما این دستاوردهای افراد است که آنها را از هم متمایز میسازد و شرکت به دنبال آن است که ملاحظه کند افراد چه چیزی را برای ارائه دارند و چه ارزشی میتوانند برای شرکت بیآفرینند.
به طور کلی مواردی که باید در بررسی رزومهها به آن توجه شود شامل موارد زیر است؛
- اشتباهات املایی و دستوری؛ نماینگر عدم توجه به جزئیات و نشاندهنده نحوه عملکرد آنها در آینده است.
- استخدامهای کوتاهمدت و پیدرپی؛ استخدامهای کوتاهمدت در شرکتهای مختلف نشاندهنده این است که فرد دورههای آزمایشی این شرکتها را نگذرانده و همچنین تعداد زیاد شرکتهایی که فرد در آنها مشغول به کار بوده است، این حقیقت را بروز میدهد که احتمالاً فرد پس از مدت کوتاهی که در شرکت مشغول به کار شد و پس از صرف زمان و هزینه برای آموزش، شرکت را ترک خواهد کرد.
- عدم تطابق رزومه با سوابق کاری؛ در پروفایلهای کاری مثل لینکدین؛ درصورتی که میان این دو مورد مغایرتی وجود داشته باشد، بیانگر عدم صداقت فرد در کار است.
- کاندیداهای بیشازحد واجدشرایط؛ این افراد به احتمال زیاد به موقعیت شغلی متعهد نخواهند بود و ممکن است پس از گذشت مدتی سازمان را ترک کنند.
- عدم حرفهایگری در تنظیم رزومه؛ یک رزومه نامنظم و غیرحرفهای نشانگر خوبی از اخلاق حرفهای و کاری فرد و نحوه عملکرد او در موقعیت شغلی خود است.
- مشخص کردن نحوه انجام مصاحبه شغلی
مصاحبه با کاندیداها گامی مهم در هنگام استخدام کارمندان جدید است. شرکت باید اطمینان حاصل کند که مصاحبهکنندههای مناسبی در اختیار دارد و می تواند اطلاعات مورد نیاز خود را از داوطلب استخراج کند.
معمولاً توصیه میشود در مصاحبه، تعداد مصاحبهگرها باید متناسب باشد. به طور مثال داشتن بیش از سه مصاحبهکننده در مقابل یک مصاحبهشونده توصیه نمیشود. چرا که احتمالاً شرایط ارزیابی داوطلب را دشوار میسازد.
فراموش نشود که در مصاحبه شغلی، علاوه بر اینکه شرکت کاندیدای موردنظر را ارزیابی و بررسی میکند، کاندیدا نیز در حین مصاحبه، کسبوکار و سازمان را بررسی میکند تا از متناسب بودن این شغل برای خود اطمینان حاصل کند. هنگام برنامهریزی یک مصاحبه شغلی، چندین نکته وجود دارد که همیشه باید قبل از انجام، در نظر گرفت. مصاحبه شغلی نیاز به برنامهریزی و آمادگی دارد. ابتدا باید لیستی از سوالات مصاحبه ایجاد کرده و سپس باید تعیین کرد که فرآیند مصاحبه چگونه خواهد بود. همچنین باید از پیش، درباره فرآیند انجام مصاحبه، مراحل مصاحبه و افرادی که درگیر آن خواهند بود، بحث و توافق شود.
- مصاحبه با کاندیداهای گزینش شده
بسته به موقعیت شغلی و نیاز سازمان، فرآیند مصاحبه میتواند متفاوت باشد. همچنین مهم است که برای فرآیند مصاحبه، ساختاری ایجاد و دنبال کرد و از هر کاندیدا سؤالات مشابهی پرسیده شود تا دادههای بدست آمده از هر داوطلب قابلیت مقایسه با یکدیگر را داشته باشد.
عموماً توصیه میشود که برای بررسی موارد غیرقابل مذاکره مانند حقوق و دستمزد، مدارک مورد نیاز، تایید ساعات کاری و محل کار، به نتیجه اولیه برسید. همچنین باید توجه کرد که آیا داوطلب به جستوجوی کار ادامه میدهد یا خیر؟ چراکه در این صورت ممکن است پس از دریافت پیشنهاد کاری بهتر، موقعیت شغلی سازمان را نپذیرد و یا پس از پذیرش سازمان را ترک نماید.
- 1- بررسی پیشینه شغلی
بررسی پیشینه شغلی یک راهکار در فرآیند استخدام است که توسط مدیران جذب و گزینش سازمان برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد یک کاندیدا، از طریق تماس با کارفرمایان قبلی وی استفاده میشود. انجام یک بررسی سوابق شغلی به استخدامکنندگان کمک میکند نهتنها اعتبار اطلاعات را بررسی کنند، بلکه بر اساس گفتگو با شخصی که در گذشته همکار کاندیدای موردنظر شرکت بوده است، تصمیمگیری کنند.
- تصمیمگیری
در نهایت پس از اتمام ارزیابیها و بررسیها، زمان تصمیمگیری فرا میرسد. ارزیابی اینکه کدام داوطلب بهترین تناسب را با احتیاجات و نیازمندیهای سازمان داشته باشد، و درعینحال همه الزامات سازمان را برآورده نماید، هرگز آسان نیست. اما اگر تمام مراحل قبلی به درستی انجام شود، فرصتی برای شک باقی نمیگذارد.
- ارائه پیشنهاد کاری و استخدام
زمانی که کاندیدای مورد نظر گزینش شد، باید اقدام به ارسال نامه رسمی استخدام از جانب کارفرما برای فرد نمود. در این نامه باید تمام جوانب شغل، مثل حقوق و دستمزد و ساعات کاری به طرز روشنی بیان شود و در نهایت با موافقت فرد داوطلب، وی به صورت رسمی به استخدام سازمان در میآید.
- استقبال از کارمند جدید
امروزه شرکتها به طور فزایندهای اهمیت استقبال مناسب از کارمند جدید را درک مینمایند. استقبال از کارمند جدید به معنای معرفی او به سایر کارکنان و آشنایی با فرهنگ سازمانی شرکت است. همچنین ارائه اطلاعات مهم و آموزش به فرد برای موفقیت هرچه سریعتر فرد در سازمان ضروری است.
- اقدامات پس از استخدام
بسته به مدت زمان اعلام نتیجه از طرف کارمند و یا زمان مورد توافق برای آغاز به کار او در سازمان، ممکن است یک ماه یا بیشتر این مدت به طول انجامد. نکته قابل توجه این است که باید در این مدت انگیزه و شور و اشتیاق کارمند را حفظ و او را برای انجام کار تهییج نمود.
نتیجهگیری
انتخاب و استخدام کاندیداهای برتر برای دوام بلند مدت هر سازمانی ضروری است. همچنین برخورداری از یک فرآیند گزینش قدرتمند، به ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان کمک میکند. به همین دلیل، استخدام افراد مناسب یکی از کمکهای کلیدی است که بخش منابع انسانی میتواند به کسبوکار ارائه دهد.
