تصمیمگیری و نظارت بر کسانی که زیر نظر شما مشغول به کار هستند، دو وظیفه اساسی مدیران هستند. یک تصمیم درست و اصولی به سازمان کمک می‌کند تا در مسیر درست حرکت کند. اما پیامدهای تصمیماتی که می‌گیریم چیست؟ پیامدهای مستقیم تصمیمات ما ممکن است آشکار باشد، اما علاوه بر این، مهم است که به یاد داشته باشیم، تصمیمات ما بر افراد اثر‌گذار است. می‌توان گفت هر تصمیمی که می‌گیریم به یک شکل بر افراد سازمان تأثیر می‌گذارد. مهم است که از تأثیر تصمیماتمان آگاه بوده و بدانیم که «هزینه انسانی» آن به چه میزان خواهد بود زیرا تصمیماتی که در جایگاه مدیریت گرفته می‌شود ارزش‌های مدیران را نمایان می‌کند. در این مقاله قصد داریم تا به موضوع انواع سطوح تصمیم گیری در مدیریت بپردازیم؛ پس اگر علاقه‌مند به این موضوع هستید تا انتها همراه ما باشید.
انواع سطوح مدیریت چیست؟
مدیریت به چه معناست؟
مدیریت یک پدیده جهانی است. این یک اصطلاح بسیار محبوب و پرکاربرد است. به طور قطع می‌توان گفت تمامی سازمان‌ها درگیر مدیریت هستند، زیرا این مدیریت است که تلاش‌های مختلف را به سمت هدفی مشخص یاری می‌دهد و هدایت می‌کند. مدیریت یک فعالیت هدفمند است. چیزی است که تلاش های گروهی را به سمت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده هدایت می‌کند.
“مدیریت” فرآیند کار با دیگران و از طریق دیگران برای دستیابی موثر به اهداف سازمان، با استفاده کارآمد از منابع محدود در دنیای در حال تغییر است. البته این اهداف ممکن است از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت باشد. به عنوان مثال: برای یک شرکت ممکن است راه اندازی محصولات جدید با انجام بررسی های بازار باشد و برای دیگری ممکن است حداکثر کردن سود با به حداقل رساندن هزینه باشد.
سطوح مدیریت
اصطلاح سطوح مدیریت به خط تقسیمی اطلاق می‌شود که بین پست‌های مدیریتی مختلف در یک سازمان وجود دارد. با افزایش اندازه شرکت و نیروی کار، تعداد سطوح مدیریتی همراه با آن افزایش می‌یابد و بالعکس. سطوح مختلف مدیریت می‌تواند زنجیره فرماندهی را در یک سازمان و همچنین میزان اختیارات و معمولاً تأثیر تصمیمگیری در همه پست‌های مدیریتی را تعیین کند.
سطوح مدیریت را می‌توان به طور کلی به سه دسته اصلی طبقه‌بندی کرد که همگی مدیران را به انجام وظایف مختلف هدایت می‌کند.
۱. سطوح بالای مدیریت
این سطح از مدیریت متشکل از هیئت مدیره یک سازمان و مدیر عامل است. این منبع نهایی قدرت و اختیار است، زیرا بر اهداف، سیاست‌ها و رویه‌های یک شرکت نظارت دارد. اولویت اصلی آنها برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای موفقیت کلی کسب‌و‌کار است.
نقش‌ها و مسئولیت‌های سطح بالای مدیریت را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:
- تعیین اهداف و سیاست‌های کلان شرکت تجاری.
- صدور دستورالعمل‌های لازم برای تهیه بودجه، جدول زمانی، رویه ها و غیره.
- تهیه برنامه ها و سیاست های استراتژیک برای سازمان.
- انتصاب مدیران اجرایی برای مدیریت سطح میانی، یعنی مدیران بخش.
- ایجاد کنترل کلیه بخشهای سازمانی.
۲. سطوح اجرایی یا میانی مدیریت
مدیران شعب و بخش‌ها این سطح مدیریت میانی را تشکیل می‌دهند. این افراد برای عملکرد بخشهای مربوطه خود مستقیماً به مدیریت ارشد پاسخگو هستند و زمان بیشتری را به وظایف سازمانی و هدایتی اختصاص می‌دهند. برای سازمان‌های کوچک‌تر، اغلب تنها یک لایه از مدیریت میانی وجود دارد، اما شرکت‌های بزرگ‌تر می‌توانند سطوح ارشد و پایین‌تر را در این بخش میانی ببینند.
نقش ها و مسئولیت های سطح میانی مدیریت را می توان به شرح زیر خلاصه کرد:
- اجرای برنامه‌های سازمان مطابق با خط مشی‌ها و دستورالعمل‌های تعیین شده توسط مدیریت عالی.
- طرح‌ریزی برای واحدهای زیرمجموعه سازمانی که بر آنها نظارت دارند.
- مشارکت در فرآیند استخدام و آموزش مدیریت سطوح پایین.
- تفسیر و تبیین خط مشی ها از مدیریت سطح بالا تا مدیریت سطوح پایین.
- ارسال گزارش ها و داده ها به مدیریت عالی به موقع و کارآمد.
- ارزیابی عملکرد مدیران تازه‌کار.
۳. نظارت، عملیاتی یا سطح پایین مدیریت
این سطح از مدیریت متشکل از سرپرستان و همه مدیران اجرایی دیگر است که کارشان عمدتاً باید با نظارت منابع انسانی و هدایت کارکنان عملیات انجام شود. به بیان ساده، مدیران در سطوح پایین در درجه اول به اجرا و هماهنگی گردش کار روزانه می‌پردازند که از تکمیل پروژه ها و برآورده شدن محصولات قابل تحویل اطمینان می‌دهد. همچنین نظارت درست یکی از عوامل بهره وری در سازمان نیز به حساب می‌آید.
نقش‌ها و مسئولیت های سطوح پایین مدیریت را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:
- واگذاری مشاغل و وظایف به کارگران مختلف.
- راهنمایی و آموزش کارگران در فعالیت های روزمره.
- نظارت بر کیفیت و کمیت تولید.
- حفظ روابط خوب در سطوح پایین سازمان.
- ایفای نقش به عنوان میانجی از طریق انتقال مشکلات، پیشنهادات و درخواست‌های توصیه‌ای و غیره کارگران به سطح بالاتر مدیریت و به نوبه خود روشن کردن اهداف و مقاصد سطوح بالاتر برای کارگران.
- کمک به رسیدگی و رفع شکایات کارگران.
- نظارت و هدایت زیردستان.
- مشارکت در فرآیند استخدام و آموزش کارگران خود.
- تنظیم مواد، ماشین آلات، ابزار و منابع و غیره لازم برای انجام وظایف سازمانی.
- تهیه گزارشات دوره ای در خصوص عملکرد کارگران.
- رعایت نظم، آراستگی و هماهنگی در محیط کار.
- بهبود تصویر شرکت به عنوان یک کل، به دلیل تماس مستقیم آنها با کارگران.
سطوح تصمیمگیری مدیران
سطوح تصمیمگیری مدیران به ۳ بخش تقسیم می‌شوند که در ادامه به بررسی هریک می‌پردازیم:
- برنامه‌ریزی استراتژیک تولید
- طرح تولید تاکتیکی
- برنامه‌ریزی تولید در سطح عملیاتی
سطوح تصمیم گیری در مدیریت چند مورد است؟
برنامه‌ریزی استراتژیک تولید
برنامه‌ریزی استراتژیک شامل تصمیم گیری و توسعه برنامه های استراتژیک برای دستیابی به اهداف استراتژیک است. مدیریت ارشد معمولاً برنامه های استراتژیک را توسعه می دهد. این تصمیم‌ها یا برنامه‌ها معمولاً تصمیمات بلندمدتی هستند که پیامدهایی برای پنج سال آینده و بالاتر دارند. ریسک و عدم قطعیت زیادی در برنامه‌ریزی بلندمدت یا سطح استراتژیک دخیل است. برنامه‌ریزی استراتژیک نیازمند تحلیل محیط خارجی برای جستجوی اطلاعات است.
تصمیمات برنامه‌ریزی عملیات استراتژیک عبارتند از:
۱. تصمیمات فناوری: انتخاب فناوری مناسب، تجهیزات، انتخاب فرآیند و درجه اتوماسیون.
۲. تصمیمات ظرفیت: مقدار، زمان و نوع.
برنامه‌ریزی تولید در سطح استراتژیک به تصمیماتی مربوط می شود که پیامدهایی برای پنج تا ده سال آینده دارد. این تصمیمات برای موفقیت و عملکرد بهتر سازمان حیاتی هستند. این تصمیمات بر موقعیت های رقابتی سازمان تأثیر می گذارد و به موقعیت استراتژی عملیاتی سازمان کمک می کند.
طرح تولید تاکتیکی
برنامه‌ریزی تاکتیکی در سطح مدیریت میانی انجام می‌شود که عمدتاً شامل اکتساب منابع و استفاده برای دستیابی به اهداف سازمانی است. برنامه‌های تاکتیکی چارچوب‌های زمانی کوتاه‌تری را پوشش می‌دهند و در مقایسه با برنامه‌ریزی استراتژیک با عدم اطمینان کمتر و در نتیجه ریسک کمتری همراه هستند.
برنامه‌ریزی تولید در سطح تاکتیکی یک برنامه‌ریزی میان مدت است. (دوره برنامه‌ریزی بین ۲ تا ۳ سال). برنامه‌ریزی تاکتیکی عمدتاً به تصمیم گیری به طور خاص مربوط می شود که چگونه از منابع سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان استفاده می شود. برنامه‌ریزی تاکتیکی در مقایسه با برنامه‌ریزی استراتژیک شامل عدم اطمینان کمتر و در نتیجه ریسک کمتری است. عمدتا برنامه‌ریزی به داده‌های تولید شده داخلی نیاز دارد.
تصمیمات برنامه‌ریزی تاکتیکی عبارتند از:
۱. ایجاد پارامترهایی برای اندازه گیری کارآیی عملیاتی و بهره وری.
۲. برنامه‌ریزی برای بهبود استفاده از منابع موجود.
۳. برنامه‌ریزی درخصوص تهیه تجهیزات و استخدام نیروی انسانی
۴. برنامه‌ریزی در جهت نوسازی و اتوماسیون.
۵. به کار بردن از فناوری و ابزارهای خاص در راستای افزایش بهره وری تولید
۶. ایجاد برنامه‌های کاری برای طراحی مجدد فرآیند ، بهبود روش‌ها و …
برنامه‌ریزی تولید در سطح عملیاتی
تصمیمات برنامه‌ریزی عملیاتی در سطوح پایین مدیریت گرفته می‌شود. این برنامه‌ها برای ایجاد اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف عملیاتی آماده شده اند و بازه زمانی کوتاه تری را پوشش می‌دهند.
مدیریت سطح پایین برنامه‌های عملیاتی را تدوین می‌کند و افق برنامه‌ریزی(حداکثر) یک ساله است. این طرح ها اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف عملیاتی را ایجاد می‌کنند.
به عنوان مثال، برنامه تولید یک برنامه‌ریزی سطح عملیاتی است که جزئیاتی همچون موارد زیر را ارائه می دهد:
۱. شغل چیست
۲. روی کدام ماشین/ماشین آلات قرار است پردازش شود (توالی عملیات)
۳. چه کسی باید این کار را انجام دهد
۴. زمان شروع و پایان هر کار در هر یک از ایستگاه‌های کاری، ماشین آلات یا تاسیسات
۵. مشخصات کیفیت و جزئیات بازرسی و آزمایش.
بنابراین، برنامه تولید عملیاتی کلیه جزئیات مربوط به فرآوری محصول از مرحله مواد اولیه تا کالای نهایی آماده ارسال را پس از بررسی کیفیت و تست عملکرد ارائه می‌دهد.
ویژگی های طرح های تولید در سطح عملیاتی:
۱. برنامه‌ها قطعی و عملگرا هستند
۲. برنامه‌ها بر حسب پارامترهایی بیان می‌شوند که می توان آنها را کمی کرد.
۳. برنامه‌ها دستورالعمل‌های دقیق در خصوص مواردی همچون:
- چه چیز باید انجام شود؟
- چه کسی باید انجام دهد؟
- کی و کجا؟
۴. نظارت بر پیشرفت طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت نیاز برای دستیابی به هدف کمک می‌کند.
شرایط تصمیم گیری در سازمان در سطوح مختلف
سخن پایانی
همه مشاغل از مجموعه وسیعی از وظایف مدیریتی مختلف تشکیل شده‌اند. زمانی که تمامی این سطوح به درستی هماهنگ شوند و یک سیستم مدیریت سلسله مراتبی قوی وجود داشته باشد، یک سازمان می‌تواند در ایجاد ارزش از طریق تولید محصولات، خدمات و گردش کار کلی خود بسیار کارآمد باشد. اما چگونه می‌توان به دانش درستی از مدیریت و تصمیمگیری درست در آن جایگاه رسید. بدون شک شرکت در دورههای مربوط به مدیران همچون مدیریت ام بی ای و تحصیل در رشته ام بی ای باعث افزایش دانش و آگاهی آنها خواهد بود. دانشکدگان مدیریت دانشگاه تهران برگزارکننده بهترین دورههای MBA و DBA بوده که شرکت در آن علاوه بر افزایش معلومات در حوزه مدیریت، آشنایی بااساتید حرفه‌ای و متخصص باعث شبکه‌سازی نیز خواهد شد. اگر علاقه‌مند به شرکت در این دوره‌ها هستید با مسئولان بخش آموزش دانشکدگان مدیریت دانشگاه تهران در تماس باشید.
