چگونه در شرایط سخت یک مدیر حمایت کننده باشیم؟

به عنوان یک مدیر، چگونه بین میل خود به دلسوز بودن و نیاز به ادامه انجام کار تعادل برقرار می‎‌کنید؟

همان‌طور که رویدادهای نگران‌کننده جهان همواره در حال رخ‌دادن هستند، این امر طبیعی است که ذهن اعضای تیم شما جای دیگری باشد. شما به عنوان مدیر در چنین شرایطی چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ چگونه تعادل بین نیاز به دلسوزی و نیاز به انجام کار را برقرار می‌کنید؟ نویسنده در این مقاله به شما پیشنهاداتی برای مدیریت در شرایط غیر‌معمول و خاص ارائه می‌دهد. برای شروع کمی زمان بگذارید تا احساسات خودتان را درک کنید. اگر استرس و اضطرابی را که خودتان احساس می‌کنید بشناسید و مدیریت کنید، بهتر می‌توانید از تیم خود حمایت کنید و از انعطاف‌پذیری لازم برخوردار باشید. همچنین این موضوع نیز مهم می‌باشد که احساسات خودتان را سرکوب نکنید و یا انتظار نداشته باشید که کارکنان شما چنین رفتاری را نسبت به احساسات خود داشته باشند. اعضای تیم خود را به خودمراقبتی تشویق کنید و از آن‌ها درباره اینکه به چه چیزی نیاز دارند و یا اینکه مدل مراقبتی‌شان از خود به چه شکل است بپرسید. هیچ‌گاه مدیریت کردن افراد در شرایط سخت و غیرعادی آسان نبوده است. اما زمانی که اخبار آزاردهنده هستند و ذهن اعضای تیم شما به طور مشخص و قابل‌درک در جای دیگری است، یافتن بهترین شیوه مدیریت حمایت‌کننده از افراد تیم می‌تواند به طرز قابل توجهی سخت باشد. به عنوان یک مدیر، چگونه بین میل خود به دلسوز بودن و نیاز به ادامه انجام کار تعادل برقرار می‎‌کنید؟ در این شرایط چه چیزهایی را خواهید گفت و از گفتن چه چیزهای صرف نظر خواهید‌ کرد؟ در شرایطی که احساس می‌کنید در اثرات ناشی از شرایط ایجاد شده غرق شده‌اید، چه رویکردی را اتخاذ خواهید ‌نمود؟

آنچه کارشناسان می‌گویند بسیاری از ما هنگامی که با شرایط غیرمعمول و خاص مواجه می‌شویم احساس غرق‌شدگی، ناراحتی و اضطراب می‌کنیم. ریچ فرناندز مدیرعامل موسسه SIY چنین عنوان می‌کند: «بدن ما یک سیستم نوروآناتومی اساسی دارد که در زمان‌های تنش‌زا و پر‌ریسک ما را به سمت استرس هدایت می‌کند.» و این امر می‌تواند شروع‌کننده یک چرخه ناسالم باشد. سوزان دیوید بنیان‌گذار موسسه کوچینگ در بیمارستان مک لین و نویسنده کتاب «چابکی عاطفی» در این راستا می‌گوید: «یکی از علائم حواس‌پرتی، حواس‌پرتی بیشتر است. سپس ما بیشتر احساس اضطراب خواهیم کرد.». نکته مهم این است که در یک تیم، این احساسات می‌توانند مسری باشند، به گفته سوزان دیوید «ما به طور ماهرانه‌ای احساسات را درک می‌کنیم و خودمان شروع به احساس و یا تقلید آن‌ها می‌کنیم». در ارتباط با این موضوع فرناندز به «مدیریت دلسوزانه» باور دارد: «به دنبال درک این باشید که چگونه می‌توانید برای کارمندان، خدمات و منفعت داشته باشید، در عین حال بین این امر و نیاز به انجام وظیفه آنان تعادل ایجاد نمایید». در این مقاله راهکارهای عملی برای رسیدن به این دو مهم، همگام با یکدیگر، ارائه می‌گردد. محل قرارگیری قسمت پنجم برنامه راهکار با موضوع مراحل برنامه‌ریزی توسعه شخصی زمانی را برای پردازش احساسات خود اختصاص دهید هنگامی که به استرس‌ها و اضطراب‌هایی که خودتان احساس می‌کنید اذعان کنید و آن‌ها را مدیریت کنید، شما قادر خواهید ‌بود که بهتر تیم خود را حمایت کنید و از الگوهای انعطاف‌پذیری پیروی نمایید. با اختصاص زمان برای درک آنچه که احساس می‌کنید شروع کنید. «شما در پی آن هستید که به احساسات خود برچسب بزنید و بین آن‌ها و خود فاصله بیندازید تا بتوانید به صورت آگاهانه تصمیم بگیرید که چگونه، به روشی مطابق با ارزش‌های خود عمل کنید.» حتی زمانی که احساس می‌کنید که رویدادهای جهان از کنترل خارج شده ‌است، هنوز شما هستید که انتخاب می‌کنید که می‌خواهید چه کسی باشید. از خودتان بپرسید که چه چیزی برای من مهم و حائز اهمیت است؟ به عنوان مثال؛ اگر یکی از ارزش‌های اساسی برای خود را کمک و همکاری با دیگران می‌بینید، از خود بپرسید که: «من چگونه می‌توانم به افراد کمک کنم تا احساس کنند بخشی از تیم هستند.» آنچه که اتفاق می‌افتد را اذعان کنید سوزان دیوید می‌گوید: سرکوب کردن احساسات خودتان و یا انتظار اینکه کارکنانتان چنین نگرشی در مواجه با احساسشان داشته‌ باشند می‌تواند نتیجه معکوس دهد. احساس نگرانی و پریشانی، احساساتی کاملا واقعی هستند، نمی‌توان این احساسات را نادیده گرفت، تکذیب و یا سرکوب کرد. وانمود کردن به اینکه همه چیز خوب و مطلوب است و یا کارکردن در حالی که گویی هیچ اتفاقی رخ نداده است می‌تواند منجر به جدا شدن افراد از تیم و یا سبب ایجاد دلخوری و رنجش در میان اعضا شود. به جای آن، به صورت مستقیم به موضوع بپردازید و اذعان کنید که ممکن است مردم در خطر باشند و همه چیز نامشخص است. دیوید می‌گوید: احساسات مردم را بپذیرید. اما سپس درباره اینکه چگونه می‌توانید به عنوان یک تیم رفتار کنید، صحبت کنید. می‌توانید این‌گونه بپرسید که، «در چنین شرایطی چگونه می‌خواهیم با هم رفتار کنیم؟». اعضا ممکن است توافق کنند که می‌خواهند به ارائه محصول باکیفیت به مشتریان ادامه دهند و به عنوان مثال با یکدیگر محترمانه و مهربان رفتار کنند. دیوید می‌گوید: «این موضوع کمک می‌کند که یک تیم در شرایطی که احساس مشترکی نسبت به هدف را دنبال می‌کنند ثابت‌قدم بمانند».

به خود شفقتی تشویق کنید

ممکن است برخی از افراد شما به اطراف نگاه کنند و تعجب کنند که چگونه همکارانشان در حالی که از زمان خواب و استراحت خود می‌زنند با یکدیگر همکاری و همراهی می‌کنند.

تشویق اعضای تیم به خود شفقتی و اذعان این موضوع که استرس مقوله‌ای نرمال است و یک پاسخ فیزیولوژیک به احساس خارج از کنترل و یا تهدید است.

اگر خودتان احساس استرس می‌کنید، به آن اقرار کنید و یا درباره موقعیت استرس‌زای این چنینی که در گذشته آن را تجربه کرده‌اید صحبت کنید، این کار باعث می‌شود اعضای تیم شما احساس کنند که تنها نیستند.

از آن‌ها بپرسید به چه چیزی نیاز دارند

با کارمندان خود یک به یک صحبت کنید و اجازه دهید که درباره چیزی که به آن فکر می‌کنند توضیح دهند. فرناندز می‌گوید: «با قراردادن خود به جای آن‌ها سعی کنید به چشم‌اندازی از آنچه آن‌ها فکر می‌کنند دست‌یابید. در پی آن باشید که واقعا درک کنید آن‌ها به چه چیزی فکر می‌کنند و چه احساسی دارند، حتی اگر با آن احساس و طرز نگرش موافق نباشید و یا آن‌گونه احساس نکنید.»

رسیدن به این یکدلی باعث شکل‌گیری یک اعتماد اساسی بین شما و کارکنان می‌شود، اکنون می‌توانید وارد مرحله حل مسئله شوید. لازم به ذکر است که در نظر داشته باشید که فرض را بر این قرار ندهید که همه افراد یک نیاز یکسان دارند. فرناندز پیشنهاد می‌کند که بگویید: «زمان سختی برای بسیاری از مردم است، در شرایط کنونی چه چیزی می‌تواند بیشترین کمک‌کننده باشد؟ بیاید با هم در این باره فکر کنیم، زیرا من می‌خواهم کمک کنم و مطمئن شوم که می‌توانید چالش‌های فعلی را پشت سر بگذارید تا بهترین خودتان باشید». ممکن است آن‌ها به راهنمایی‌های بیشتری مبنی بر چگونگی کاهش حواس‌‍پرتی خود و یا توصیه‌هایی در زمینه اولویت‌بندی مجدد کارهایشان نیاز داشته ‌باشند. فرناندز می‌گوید همچنین ممکن است نیاز باشد در دیکته‌کردن برنامه کاری خود به افراد، انعطاف‌پذیری بیشتری به خرج دهید و  آن‌‎ها را تشویق کنید تا تعادلی بین کار و نیازهای مهم مراقبت از خود و زندگی‌ خارج از کارشان برقرار نمایند.

مدل مراقبت از خود

خوابیدن، ورزش‌کردن و تغذیه خوب، همگی بهبوددهنده انعطاف‌پذیری افراد هستند. به همین خاطر فرناندز بیان می‌کند که اعضای تیم خود را به خودمراقبتی تشویق نمایید. به طور مثال؛ اگر یکی از کارکنان شما می‌گوید که تلفن همراه خود را برای خواندن اخبار به رختخواب می‌برد، می‌توانید تجربه موثر خودتان از قراردادن تلفن همراه در اتاق دیگری به منزله استفاده کمتر از آن را به اشتراک بگذارید و یا اینکه اگر فردی می‌گوید که در دورماندن از فضای توییتر دچار مشکل است می‌توانید به آن توصیه کنید که در زمان چک کردن بعدی‌شان برای پیاده‌روی بیرون بروند.

البته که در جایگاه یک مدیر نیست که بخواهد رفتار را به کارکنان خود دیکته کند، اما این که تجربه‌ای که برای خود وی موثر بوده ‌است را به اشتراک بگذارد ایرادی ندارد بلکه مطلوب نیز هست. فرناندز توصیه می‌کند که تنفس آگاهانه نیز می‌تواند به آرام‌کردن اضطراب و افزایش تمرکز کمک نماید. اگرچه ممکن است یادآوری دم و بازدم به کارکنان خود ناخوشایند به نظر آید اما می‌توانید تحقیقات مربوط به فواید آن را به اشتراک بگذارید.

اصولی که باید به یاد داشته باشید

انجام دهید:

• استرس را عادی‌سازی کنید.

استرس، یک پاسخ فیزیولوژیکی رایج به عدم قطعیت‌ها است.

• با تایید مجدد هدف مشترک، در تیم خود احساس ثبات ایجاد نمایید.
• افراد را تشویق کنید تا به هر روش کوچکی که به افزایش انعطاف‌پذیری آن‌ها کمک می‌کند از خود مراقبت کنند.

انجام ندهید:

• به اضطراب و نگرانی‌های خود بی‌توجهی نکنید.
• احساسات افراد را نادیده نگیرید.
• تصور نکنید که هر یک از افراد تیم شما به یک نوع و یا سطح از حمایت نیاز دارند.